Глава 2. Основные термины и понятия системы компьютерного учета
Глава 2. Основные термины и понятия системы компьютерного учета
Обсуждаемые вопросы
• Что такое "Константа"? Как вводятся новые константы? Как вводятся значения констант?
• Что такое "Перечисление" и "Справочник"? Как вводятся значения перечислений и реквизиты справочников"?
• Что представляет объект программы "Документ"? Какова его роль в организации ведения компьютерного учета?
• Для чего служат механизмы проведения документа, формирования печатной формы документа?
• Как регистрируются документы в компьютерной бухгалтерии?
• Как вводятся операции и проводки?
• Что стоит за понятиями "счет", "план счетов", "субконто"?
• Что такое бухгалтерские итоги? Как определить или установить период формирования бухгалтерских итогов?
Программа "1С: Предприятие" может работать на компьютере параллельно в режиме конфигурирования и в режиме ведения бухгалтерского учета.
Если работа ведется в режиме конфигурирования, то
вызов программы в режиме ""1С:Предприятие" осуществляется через
обычный запуск программы или непосредственно из окна конфигуратора, используя
пиктограмму 
Переключение между программами осуществляется обычными способами, принятыми в операционной системе Windows, например, при помощи нажатия клавиш Alt+Tab.
Воспользуемся данной возможностью для знакомства с основными объектами программы в режиме ведения учета и в режиме конфигурирования.
Константы
Для работы с постоянной и условно постоянной информацией в системе используются объекты типа "Константа". Среди них такие, как "Наименование предприятия", "Основная ставка НДС", "ФИО главного бухгалтера" и др. В системе может быть описано неограниченное количество констант.
В режиме ведения бухгалтерского учета обращение к списку констант производится через меню "Операции - Константы". В этом списке можно вводить и изменять значения констант, но нельзя добавлять новые константы или удалять ранее введенные.
Состав констант, содержащихся в списке, определяется в режиме конфигурирования, где описываются их характеристики. Соответственно дополнить или изменить существующий список констант также можно в режиме конфигурирования. На рис. 2-1-а показан фрагмент дерева метаданных, в котором развернута ветвь со списком констант. Ниже показано окно свойств константы "Дата регистрации".
Обратимся одновременно к списку констант в режиме ведения бухгалтерского учета. Список разворачивается в отдельном окне и представляет собой таблицу, состоящую из трех колонок: код, наименование, значение (рис. 2-1-6).
В заголовке окна указывается его название - "Список констант", а также рабочая дата, которой соответствуют значения констант. В графе "Код" представлены условные обозначения (идентификаторы) констант.
Графа "Наименование" представляет собой текст с полным названием константы. При конфигурировании наименование определяется содержанием поля "Комментарий".
Рис. 2-1. Список констант: а) в конфигураторе; б) в режиме ведения бухгалтерского учета
В графе "Значение" отображается текущее значение константы, при необходимости в эту графу может быть введено новое значение, также здесь производится исправление ранее введенных значений. Значение может иметь определенный тип, заданный при конфигурировании, например: текст, число, дата и др.
Справочники
Справочники представляют собой объект программы, предназначенный для хранения условно-постоянной информации. Обычно в виде справочников организуются списки материалов, товаров, организаций, валют, сотрудников и др. Любой справочник состоит из элементов, каждый из которых описывается некоторым множеством значений (реквизитов). Например, в качестве элементов справочника "Материалы" выступает информация о конкретных единицах материальных ценностей. Соответственно каждый элемент описывается множеством реквизитов, таких как, наименование материала, код, единица измерения, цена за единицу и т.п.
В типовой конфигурации для обращения к справочникам предусмотрен пункт главного меню "Справочники". Помимо этого существует универсальный способ обращения к объектам данного вида через меню "Операции - Справочники".
В режиме ведения учета пользователь может вводить новые элементы в справочники, а также корректировать или удалять ранее введенные.
На этапе конфигурирования можно описать, какими свойствами обладает каждый конкретный справочник. К настраиваемым свойствам относятся, например, длина и тип кода, количество уровней, поддержка уникальности кодов, набор реквизитов справочника. Обратиться к описанию свойств справочника можно через соответствующую ветвь дерева метаданных.
Перечисления
Перечисления представляют собой поименованные списки, содержащие некоторый набор значений. Например, перечисление "Элементы затрат" в качестве значений содержит наименования элементов затрат. Перечисление "Налоги" содержит список наименований налогов. Помимо списка значений никакая другая информация в перечислениях не содержится.
На рис. 2-2 показана ветвь дерева метаданных, содержащая объекты типа "Перечисление". Каждый из объектов может быть раскрыт, тогда доступными для просмотра и корректировки становятся значения, входящие в его состав. Так, например, на рисунке раскрыт состав значений, входящих в перечисление "Виды платежа". В окне свойств отображаются свойства элемента "Телеграф".
Перечисления используются в экранных формах для удобства ввода реквизитов документа, а также в алгоритмах обработки учетной информации.
В отличие от справочника, значения перечислений задаются на этапе конфигурирования, и не могут быть изменены на этапе исполнения конфигурации. На этапе конфигурирования можно ввести практически неограниченное количество видов перечислений. Также можно изменять списки значений у ранее введенных перечислений.
Рис. 2-2. Просмотр свойств перечисления "Виды платежа"
Однако к изменению значений надо подходить с осторожностью, поскольку они могут использоваться алгоритмами текущей конфигурации и их изменение приведет к ошибкам в исполнении этих алгоритмов.
Документы
Документы являются объектами бухгалтерской программы, предназначенными для ввода и сохранения в базе данных информации о фактах хозяйственной деятельности, происходящих на предприятии. При помощи документов отражаются платежи с расчетного счета, операции по кассе, кадровые перемещения, движения по складу и прочие события.
В типовой конфигурации имеется большое число различных видов документов. Как правило, каждому виду документов соответствует документ-аналог, используемый при ручном ведении учета. Типичными примерами видов документов являются такие документы, как "Платежное поручение", "Счет", "Приходная накладная", "Расходная накладная", "Накладная на внутреннее перемещение", "Приходный кассовый ордер" и др. Каждый вид документа предназначен для отражения определенных фактов хозяйственной деятельности. В режиме ведения бухгалтерского учета, обращение к формам ввода документов осуществляется через пункт "Документы" главного меню программы.
Система также автоматически поддерживает журналы для регистрации введенных документов. Доступ к ранее введенным документам обеспечивается посредством обращения к записям, зарегистрированным в журналах документов.
Важным свойством документов программы "1С: Бухгалтерия 7.7" является возможность их проведения. Проведение документа предполагает автоматическое формирование проводок, отражающих в бухгалтерском учете факт хозяйственной деятельности, зафиксированный документом.
Создание новых видов документов, описание их свойств и структуры выполняется в режиме конфигурирования. Каждый вид документа может иметь произвольное число реквизитов в шапке и в многострочной (табличной) части. Для документа создается экранная форма для ввода исходной информации. При настройке документа также задаются такие общие его характеристики, как длина и тип номера документа, условия поддержки уникальности нумерации и многие другие. Кроме того, на этапе конфигурирования для документа определяется алгоритм его проведения (правила формирования проводок) и алгоритм формирования печатной формы документа.
В последующих разделах, при реализации учетных задач рассматриваются основные приемы использования документов в режиме ведения бухгалтерского учета и настройки документов в режиме конфигурирования.
Журналы документов
Журналы документов предназначены для регистрации информации о введенных документах. В связи с этим, каждому виду документов ставится в соответствие один или несколько журналов, в которых фиксируется факт ввода документа. Регистрация документа в журнале осуществляется в виде записи, содержащей идентификационные признаки документа.
В типовой конфигурации предусмотрено несколько журналов документов: "Банк","Касса", "Заработная плата", "Товары, реализация" и др. Например, в журнал "Банк" автоматически помещаются запись о каждом введенном в систему документе по оплате, произведенной или полученной предприятием через расчетный счет. Обратиться к списку журналов можно через меню "Операции - Журналы документов".
На этапе конфигурирования определяется перечень используемых журналов, а также состав и форма представления информации в каждом из журналов.
Отчеты
Учетная информация, зарегистрированная в компьютерной системе, является основой для формирования отчетности. Формы отчетов многообразны. Некоторые из них стандартизованы и ориентированы на использование внешними потребителями: баланс предприятия (форма №1), налоговая отчетность и т.п. Некоторые отчеты используются внутри предприятия для организации эффективного управления.
С точки зрения программы отчет - это объект программы, обеспечивающий формирование некоторой выходной (печатной) формы документа на основе информации, содержащейся в базе учетных данных.
В типовой конфигурации программы содержится некоторое достаточно большое число готовых форм отчетов. Среди них: Оборотно-сальдовая ведомость, карточка счета, анализ счета, баланс (форма 1) и др.
Обратиться к режиму формирования стандартного отчета можно через пункт главного меню программы - "Отчеты". Также список всех отчетов доступен через меню "Операции - Отчеты".
Режим конфигурирования позволяет создавать практически неограниченное число дополнительных форм отчетов, а также вносить изменения в порядок формирования существующих отчетов. Наименования форм отчетов включены в дерево метаданных. Через эти наименования возможен доступ к описанию свойств и алгоритмов формирования отчетов.
Бухгалтерские счета
Суть данных объектов в полной мере соответствует общепринятому пониманию бухгалтерских счетов. Каждый счет обладает рядом свойств и характеристик. Характеристики счетов доступны для просмотра и корректировки, что обеспечивает гибкую настройку на различные системы учета в конкретной стране, на конкретном предприятии.
Совокупность всех счетов, используемых предприятием для ведения учета, называется рабочим планом счетов. Важно отметить, что программа позволяет поддерживать одновременно несколько рабочих планов счетов, каждый из которых может иметь специфические свойства. Для плана счетов задается длина кода счета, количество уровней субсчетов, а также количество знаков в субсчете каждого уровня.
В рассматриваемой версии типовой конфигурации установлен один рабочий план счетов. Данный план счетов имеет наименование (идентификатор) "Основной". Помимо основного плана счетов, в состав конфигурации может быть добавлено произвольное число дополнительных планов счетов, например для ведения параллельного внутреннего учета, или учета по международным стандартам.
Обратимся к плану счетов в режиме ведения бухгалтерского учета. Это можно сделать через меню "Операции - План счетов". На экране раскроется окно, содержащее список бухгалтерских счетов, каждый из которых имеет код и наименование, а также ряд других признаков. На рис. 2-3 показано окно программы, в котором отображен фрагмент плана счетов.
План счетов представляет собой таблицу, в которой каждая строка отводится для одного счета или субсчета.
Для каждого счета (субсчета) устанавливаются ряд признаков, характеризующих особенности настройки счета. Они образуют вертикальные графы таблицы.
В левой стороне каждой строки расположена пиктограмма состояния счета в виде символа Т синего или желтого цвета. Далее следуют значения параметров счета.
Рис. 2-3. Окно плана счетов в режиме ведения бухгалтерского учета
Код - полный код счета, включающий код счета и субсчета. Следует иметь в виду, что начальные нули в кодах счетов значимы. То есть, с точки зрения программы счета с кодами 3, 03, 003 будут восприниматься как различные счета. То же относится и к кодам субсчетов, например, коды 01.1 и 01.01 будут восприниматься программой как два различных субсчета счета 01.
Наименование - строка, содержащая сокращенное наименование счета (субсчета), используемое в программе.
Вал. - признак ведения валютного учета, используется, чтобы установить на счете режим ведения валютного учета. Если по счету или субсчету необходимо вести валютный учет, то в графе "Вал." ставится "+".
Кол. - признак ведения количественного учета. Если по счету или субсчету требуется, помимо стоимостного учета вести количественный учет, то в графе "Кол." ставится "+".
Заб. - признак забалансового счета. Если счет является забалансовым и операции по нему не ведутся в системе двойной записи, то в графе "Заб." ставится "+".
Акт. - признак активности счета. Данный признак может иметь значения: "А" - активный, "П" - пассивный, "АП" - активно-пассивный. Активность счета определяет отображение остатков по счету. Активный счет имеет всегда дебетовый остаток. Если кредитовый оборот превысит дебетовый, то остаток все равно будет дебетовым, но отрицательным. Пассивный счет, наоборот, всегда имеет кредитовый остаток. Если дебетовый оборот превысит кредитовый, то кредитовый остаток будет отрицательным. Активно-пассивный счет может иметь любой остаток, то есть остаток может быть и дебетовым, и кредитовым, но всегда положительным. По умолчанию счет считается активно-пассивным.
Субконто!, Субконто2 ... - виды субконто счета. Значения колонок определяют, что по данному счету предусматривается ведение аналитического учета в указанных аналитических разрезах (по видам субконто). Например, если в графе "Субконто!" указан вид субконто "Материалы", то это означает, что по данному счету ведется аналитический учет в разрезе материалов. Как видим, план счетов типовой конфигурации позволяет организовать на каждом счете учет одновременно в трех независимых аналитических разрезах, хотя сама программа "1С: Бухгалтерия 7.7" допускает до пяти таких разрезов на каждом счете.
Полное наименование - полное наименование счета (субсчета) в соответствии с рекомендациями Минфина РФ.
Обратимся к фрагменту плана счетов, показанному на рис. 2-3, и посмотрим, какую полезную информацию о настройке счетов типовой конфигурации можно получить из этой формы.
В имеющемся фрагменте можем видеть, что счета 01, 02 и 03 являются группами, поскольку содержат субсчета, в то время как счета 04, 05, 07 не являются таковыми.
Счета 01, 03, 04, 07 являются активными, 02 и 05 являются пассивными, а вспомогательный счет с кодом 00 объявлен как активно-пассивный.
На счетах 01 и 02 ведется аналитический учет в одном разрезе - по объектам основных средств. На счете 03 также предусмотрено ведение аналитического учета по объектам основных средств, но помимо этого на отдельных субсчетах (субсчета 2, 3, 4) дополнительно установлен аналитический учет в разрезе контрагентов.
На счете 07 ведется аналитический учет по каждому объекту оборудования и по местам хранения этих объектов. Кроме того, на счете 07 предусмотрено ведение количественного учета.
Вид окна плана счетов задается на этапе конфигурирования и, соответственно, может изменяться при внесении изменений в типовую конфигурацию. В него могут быть добавлены или убраны отдельные графы и экранные кнопки, может быть включена или убрана панель инструментов. В рассматриваемой редакции типовой конфигурации в состав интерфейсных элементов данного окна включены ряд полезных кнопок.
Кнопка Печать позволяет выполнить распечатку текущего состояния плана счетов. Причем предусматривается два режима печати -"Простой список" и "С подробными описаниями".
Кнопка Отчет позволяет сформировать и распечатать стандартные отчеты по выбранному в плане счетов счету.
Кнопка Субконто предназначена для просмотра значений субконто, прикрепленных к счету.
Кнопка Подробно предназначена для вывода текста с описанием экономического содержания выбранного счета и его назначения в типовой конфигурации.
Кнопка Закрыть закрывает окно плана счетов.
Виды субконто
Для организации аналитического учета в программе "1С:Бухгалтерия" используется понятие "Вид субконто". Под видом субконто понимается совокупность однотипных объектов аналитического учета. Обычно виду субконто соответствует справочник или перечисление, содержащие конкретные значения этих объектов. Например, виду субконто "Основные средства" соответствует справочник "Основные средства". В этот справочник вводятся данные о конкретных объектах основных средств.
Для организации ведения аналитического учета на счете в разрезе некоторого вида субконто, необходимо "прикрепить" к счету этот вид субконто. Данное действие выполняется при настройке плана счетов. В графе "Субконто" указывается наименование прикрепляемого вида субконто. Так, например, к счету 01 можно прикрепить субконто вида "Основные средства". Этот же вид субконто можно прикрепить для ведения аналитического учета в разрезе объектов основных средств на других счетах (субсчетах), например на счете 02 "Амортизация основных средств" или на некоторых из субсчетов счета 08 "Капитальные вложения", на счете 98.2 "Безвозмездные поступления ОС" и др.
Для одного счета может быть задано ведение аналитического учета по нескольким видам субконто. Так, например, для счета 10 может быть определено ведение аналитического учета по двум видам субконто: "Материалы" и "Места хранения (склады)". Аналитический учет в разрезе нескольких независимых видов субконто по одному счету называется многомерным. В этом случае счет имеет несколько независимых разрезов представления информации. Так, например, ведение аналитического учета на счете 10 по двум вышеназванным субконто позволит получать итоги по счету в целом, по материалам в разрезе складов, по складам в разрезе материалов, а также, разумеется, в целом по каждому материалу и в целом по каждому складу.
Состав и характеристики видов субконто устанавливаются при конфигурировании системы.
Операции и проводки
Изменение состояния балансовых счетов осуществляется при помощи двойной записи на счетах в виде проводок. В программе "1С: Бухгалтерия" проводки отражаются в компьютерном учете только посредством ввода операций. Операция в компьютерной бухгалтерии является полным отражением в бухгалтерском учете произошедшей хозяйственной операции. Каждая операция может содержать одну или несколько проводок. Проводки не существуют отдельно от операций. Каждая проводка принадлежит одной и только одной операции.
В режиме ведения бухгалтерского учета осуществляется ввод хозяйственных операций и соответствующих им проводок. Средства типовой конфигурации предусматривают различные режимы ввода операций, отличающиеся уровнем автоматизации, наглядностью ввода, удобством.
Наиболее простым и наименее автоматизированным является ручной способ ввода операций и проводок. При ручном вводе может использоваться режим ввода методом копирования информации из ранее введенных операций и проводок, что заметно облегчает процесс ввода учетной информации.
Следующим по уровню автоматизации является способ ввода учетной информации, ориентированный на использование механизма типовых операций. Типовые операции представляют собой шаблоны ввода групп проводок. Причем правила формирования элементов проводок настраиваются параметрически или описываются на специальном языке. Эти средства позволяют автоматически формировать корреспондирующие счета, значения аналитических объектов, осуществлять расчет сумм проводок на основании информации, вводимой в типовую операцию и информации, накопленной в базе данных. Шаблоны типовых операций создаются в режиме ведения бухгалтерского учета и являются средством автоматизации наиболее доступным для самостоятельного создания и использования силами бухгалтера.
Наивысший уровень автоматизации ввода хозяйственных операций реализуется посредством использования документов, когда на основании первичного документа, введенного в компьютерную систему, производится автоматическое формирование проводок.
Настоящее пособие посвящено изучению эффективных методов и способов отражения фактов хозяйственной деятельности предприятия в компьютерном учете с использованием всех возможных средств автоматизации ввода операций и проводок для решения задач различных участков бухгалтерского учета.
В режиме конфигурирования описываются различные свойства операций и проводок. И для операции, и для проводок могут быть заданы дополнительные реквизиты. Настраиваются формы просмотра журнала операций, журнала проводок, а также форма ввода самой операции в режиме ручного ввода.
Бухгалтерские итоги
Бухгалтерские итоги формируются программой "1С: Бухгалтерия" за самые различные периоды времени: за день месяц, квартал, год. Программа автоматически поддерживает их в актуальном состоянии при любых изменениях, вызванных вводом новых проводок и бухгалтерских операций. Период, до которого (включительно) поддерживаются итоги, устанавливается в режиме ведения бухгалтерского учета через меню "Операции - Управление бухгалтерскими итогами". На экран выдается окно, показанное на рис. 2-4. Данное окно позволяет определить существующую границу актуальности бухгалтерских итогов, а также установить новую границу поддержки актуальности итогов.
Рис. 2-4. Окно управления бухгалтерскими итогами
Текущая граница актуальности итогов указывается в верхней строке окна. Эта граница может быть изменена. Для этого необходимо в поле, расположенном ниже указать год и квартал нового периода поддержки актуальности итогов и нажать кнопку "Установить расчет".
Кроме того, в окне имеется кнопка "Полный пересчет итогов". Нажатие этой кнопки приведет к полному пересчету всех бухгалтерских итогов от начала ввода бухгалтерских операций вплоть до установленной границы поддержки актуальности итогов.
Принудительный перерасчет итогов может понадобиться для того, чтобы восстановить итоги после сбоя компьютера, а также после внесения изменений в настройку плана счетов в части ведения аналитического, количественного или валютного учета.