ГЛАВА 1. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»
ГЛАВА 1. ОСНОВЫ РАБОТЫ С ПРОГРАММОЙ «1С: БУХГАЛТЕРИЯ»
Режимы работы программы «1С: Бухгалтерия»
Первое знакомство с режимом ведения учета
Элементы пользовательского интерфейса
Пиктограммы и панели инструментов
Первое знакомство с режимом конфигурирования
Элементы пользовательского интерфейса
Понятие метаинформации и метаданных
Создание новых информационных баз
Создание страховочных копий баз данных
Обсуждаемые вопросы
• Как выполнить запуск программы "1С:Предприятие" из среды операционной системы?
• Какие режимы работы предусмотрены в программе "1С: Предприятие", для каких целей они служат?
• Что такое типовая конфигурация программы?
• Какие элементы пользовательского интерфейса используются для взаимодействия с программой в режиме ведения бухгалтерского учета и конфигурирования?
• Что такое "метаданные", какие объекты метаданных описывают конфигурацию бухгалтерской программы?
• Как свойства объектов метаданных влияют на их использование в процессе ведения учета?
• Что такое "информационная база" бухгалтерского учета? Как создать новую информационную базу?
• Как сделать страховочную копию текущей информационной базы и при необходимости восстановить ее?
Запуск программы
Программа "1С: Бухгалтерия 7.7" является одним из компонентов комплексной системы управления предприятием "1С:Предприятие". В состав "1С: Предприятия" входят несколько компонент, среди которых: "Оперативный учет", "Расчет" и "Бухгалтерский учет". Любая из них может использоваться, как совместно с другими компонентами, так и самостоятельно. Если на компьютере установлена хотя бы одна из компонент, все равно считается, что установлена система "1С: Предприятие", только в неполном составе.
В настоящем пособии рассматривается работа с одним компонентом системы 1С: Предприятие" - "Бухгалтерский учет". В связи с чем, сразу отметим, что в дальнейшем, всегда, когда будем говорить о работе с программой "1С: Бухгалтерия", будем иметь в виду работу с бухгалтерским компонентом системы "1С: Предприятие".
Как начать работу с программой "1С: Бухгалтерия"?
Как и любую другую программу в системе Windows-95/98/2000/NT, ее можно запустить несколькими разными способами. Наиболее простым и естественным является запуск программы посредством кнопки "Пуск".
При установке программы "1С: Бухгалтерия" на компьютер в меню "Пуск" в группе "Программы" создается новое подменю (группа) "1С: Предприятие 7.7". В эту группу помещается программа запуска компонент системы, которая представлена под именем "1С:Пред приятие".
Последовательность раскрывающихся меню и процесс запуска системы "1С: Предприятие" в Windows-95/98/2000/NT показаны на рис. 1-1. Запуск программы предполагает выполнение следующей последовательности действий.
1. Щелчком мышью осуществляется нажатие экранной кнопки "Пуск".
2. В раскрывшемся меню выбирается пункт "Программы".
3. В соответствующем подменю выбирается пункт "1С:Предприятие 7.7".
4. В перечне программных средств выбирается модуль запуска системы "1С:Предприятие" (или "1С: Предприятие Монопольно").
Пункт "1С: Предприятие Монопольно" предназначен для запуска сетевой версии программы в монопольном (однопользовательском) режиме.
После выполнения указанной последовательности действий на экране появится окно запуска компонент системы "1С:Предприятие", показанное на рис. 1-2.
Данное окно содержит следующие поля и элементы управления.
Рис. 1-1. Обращение к программе запуска системы 1С:Предприятие"через кнопку "Пуск"
"В режиме" - в данном поле производится выбор одного из возможных режимов работы пользователя с системой: "1С: Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор". Для выбора необходимого режима работы следует щелкнуть мышью по данному полю, и в появившемся списке, представленном на рис. 1-3, выбрать желаемый режим.
Поле "Информационные базы" содержит список информационных баз, доступных для работы. Полный путь к папке, где хранится выбранная информационная база, указывается в нижней части окна.
Флажок "Монопольно" содержится в окне запуска только при использовании сетевой версии системы "1С:Предприятие". Оно используется для установки монопольного режима работы с программой, то есть, такого режима, когда выбранная для работы база данных становится недоступной для других пользователей сети.
Рис. 1-2. Окно запуска компонент системы "1С:Предприятие"
Если флаг установлен, то это свидетельствует о том, что используется монопольный режим работы.
Рис. 1-3. Список режимов работы
Рассмотрим более подробно те понятия, которые стоят за перечисленными выше терминами.
Режимы работы программы «1С: Бухгалтерия»
Запуск бухгалтерского компонента системы "1С: Предприятие" обнаруживает ее интересную особенность. Оказывается, она не едина, а содержит четыре составные части: "1С: Предприятие", "Конфигуратор", "Отладчик", "Монитор" . Причем такое же построение имеет любой из компонентов, входящих в состав системы. Зачем это сделано? Для того чтобы это понять, поясним концепцию построения программы. Попытаемся это сделать с использованием следующей аналогии.
Предположим, мы не осваиваем новую программу, а вселяемся в новую квартиру (или осваиваем ее). Но квартира необычная, а снабженная специальными средствами, позволяющими видоизменять ее планировку, переоборудовать в соответствии со своими потребностями, в том числе и изменяющимися в течение жизни. Для этого в придачу к квартире дается специальный инструментарий и материалы, которые позволяют достаточно легко и просто выполнить переоборудование "под себя". Вот перед входом в такое чудо-жилище имеется две двери. Первая ведет собственно в квартиру, предназначенную для проживания, вторая - в специальный бокс, где хранятся удобные и высокотехнологичные инструменты для переоборудования имеющегося жилья.
В программе "1С: Бухгалтерия" тоже имеются две "двери" для входа: первая ("1С: Предприятие") - вход в рабочую программу для ведения бухгалтерского учета, вторая ("Конфигуратор") - вход в модуль конфигурирования (перестройки) рабочей программы.
Зачем это нужно? В случае с жильем - все ясно. Сколько людей столько и мнений о хорошей планировке и оборудовании. К тому же, со временем эти представления могут изменяться, возникнет потребность что-то добавить, изменить или убрать. Если произошли изменения в составе семьи, то не сложно создать новые помещения с новыми функциональным назначением и возможностями. К сожалению, такое жилье существует только в мечтах. Программа, снабженная инструментарием по ее "реконструкции" - реальность.
Зачем нужна реконструкция бухгалтерской программе? Такой вопрос может задать человек, неискушенный в бухгалтерском учете. Во-первых, как нет совершенно одинаковых людей, так и нет одинаковых предприятий. Каждое из них имеет свою специфику, которую не в состоянии заранее учесть никакая, даже самая умная компьютерная программа. Во-вторых, все в жизни подвержено изменению, развитию. Меняются внешние условия функционирования предприятия и его учетной системы: законодательство, политика, рыночная конъюнктура и т.п. Меняется само предприятие: оно осваивает новые рынки, новые методы работы, наращивает обороты, расширяется и укрупняется. Все это требует пересмотра его учетной системы, ее реорганизации, а стало быть, возникает необходимость заменять и программные средства ведения учета. Наличие двух описанных компонент в одной программе позволяет использовать бухгалтерскую программу в течение долгого времени без замены на новую.
Так, в какую же дверь войти? Все зависит от человека и сложившихся обстоятельств. Один, въехав в новую квартиру, сразу примется изменять ее планировку, переоборудовать по своему усмотрению, иногда заранее даже и не зная того, что он хочет. Другой поживет, присмотрится к квартире, заглянет в инструментальный бокс, посмотрит, что там за инструмент, какие имеются строительные материалы и блоки, к соседям зайдет, посмотрит, как у них дела идут, а потом и сам наметит собственный вариант перепланировки. Третий вообще будет жить в том, что есть и радоваться жизни, не обременяя себя перестроечными заботами. А когда жизнь "прижмет", обратится к специалистам, которые из имеющегося материала и инструментария, все сделают то, что он пожелает. Быстро, удобно, выгодно, только деньги плати.
Точно такими же путями может пойти и пользователь "1С: Предприятия". Можно сразу (самостоятельно или с помощью специалистов) приступить к адаптации программы, перестраивая ее под свою уникальность и исключительность. Можно поработать в имеющейся конфигурации, разобраться, что в ней не устраивает и на этой основе выработать план перестройки, который опять же можно реализовать самостоятельно или при помощи специалистов. А можно просто работать в имеющейся конфигурации и не огорчаться из-за таких пустяков, что какие-то учетные операции можно было бы выполнять более эффективно и удобно с меньшими затратами сил и времени.
Помимо двух рассмотренных входов в программу имеются еще два. Что такое "Отладчик"?
В своих действиях по перестройке программы можно зайти довольно далеко. И тогда возможна ситуация, когда одни блоки станут не состыковываться с другими, вместо желаемой гармонии начнут выпирать острые углы, зиять прорехи и щели. Вот тогда понадобится квалифицированная помощь, чтобы найти ошибку в собственных расчетах, понять, каким образом можно исправить нежелательный результат и навести порядок в конструкции. Для этих целей и предназначен третий комплекс средств, называемый "Отладчиком". То есть, это режим, предназначенный для отладки создаваемой конфигурации.
Как видим, разработчики "чудо-программы" снабдили ее вспомогательными средствами, рассчитанными даже на такие не очень приятные случаи жизни. Но будем надеяться, что в нашей работе эти средства не понадобятся.
Четвертый вход - "Монитор" вводит в мир тотального контроля. Любые действия пользователя по изменению учетных данных или параметров настройки системы автоматически фиксируются и запоминаются компьютерной системой (мало ли что пользователю вздумается изменить или построить!). Режим "Монитор" открывает доступ к этим данным. Сделано это не ради подавления творческих порывов пользователя программы, но для того, чтобы в случае возникновения ошибок, сбоев и других неприятных ситуаций, специалист, проанализировав эту информацию смог бы установить причину возникновения проблем. Как известно, знание причины наших бед помогает бороться с ними.
В рамках данного пособия на примерах разнообразных хозяйственных ситуаций рассматриваются возможные варианты организации компьютерного учета. Некоторые из вариантов могут быть реализованы непосредственно в рамках типовой конфигурации программы, а для некоторых приходится пользоваться средствами конфигурирования. В связи с этим, всегда будет оговариваться тот режим работы с программой, о котором идет речь.
Конфигурирование - разработка или модификация настройки программы в режиме "Конфигуратор". Ведение бухгалтерского учета - работа с программой в режиме "1С: Предприятие" в рамках текущей настройки программы.
Режимы "Отладчик" и "Монитор" в большей степени предназначены для специалистов в области компьютерных систем, они имеют весьма отдаленное отношение собственно к бухгалтерскому учету и в данном пособии вообще не рассматриваются.
Первое знакомство с режимом ведения учета
Работа с программой в режиме ведения бухгалтерского учета предполагает наличие некоторой настроенной конфигурации. Это может быть одна из типовых конфигураций, поставляемых разработчиками программы, например:
• типовая конфигурация для учета на хозрасчетных предприятиях,
• типовая конфигурация для учета в организациях состоящих на государственном бюджете,
• типовая конфигурация для учета на предприятиях торговли.
Особенностью типовой конфигурации является то, что она разрабатывается силами фирмы-производителя программы "1С: Бухгалтерия" и поставляется бесплатно вместе с программой. Типовая конфигурация настроена на определенную область применения, все настройки выполнены в соответствии с текущим законодательством Российской Федерации.
Типовая конфигурация не является чем-то канонизированным и не подлежащим изменению. Она в значительной степени зависит от текущего законодательства и нормативных документов, регламентирующих ведение бухгалтерского учета. Изменение законодательной и нормативной базы бухгалтерского учета приводит к необходимости пересмотра типовой конфигурации и приведения ее в соответствие изменившимся условиям. Эту работу выполняет фирма-производитель программы, постоянно поддерживая и совершенствуя типовую конфигурацию.
Помимо типовых конфигураций, разрабатываемых фирмой-производителем программы "1С: Бухгалтерия", конфигурации могут разрабатываться, дорабатываться, модифицироваться силами сторонних организаций и отдельных специалистов, в том числе и силами самих пользователей. Собственно типовая конфигурация в ее первозданном виде существует лишь до того момента, пока в нее не внесено никаких изменений. После внесения изменений в настройку типовой конфигурации она становится в определенном смысле уникальной и тогда, правильнее говорить о текущей конфигурации программы, которая, как правило, хотя бы немного, но отличается от типовой. Эти отличия обуславливаются спецификой организации учета на каждом конкретном предприятии и, прежде всего, затрагивают настройку рабочего плана счетов, аналитического учета, состав и структуру используемых справочников, формы некоторых документов, отчетов и т.д.
Работу в режиме ведения бухгалтерского учета часто называют режимом исполнения или использования некоторой конфигурации. В настоящем пособии описывается использование типовой конфигурации программы для хозрасчетных предприятий в новом
плане счетов редакции 4.2. Однако не исключено, что читатель, установив программу и указанную редакцию типовой конфигурации на свой компьютер, может обнаружить некоторые расхождения описаний, приведенных в настоящем пособии, с реальной картиной работы программы. Это будет свидетельствовать о том, что в типовую конфигурацию разработчиками были внесены изменения.
Всякое новое изменение в типовой конфигурации фиксируется, и отражается в изменении номера текущего "релиза" (выпуска) типовой конфигурации. Узнать номер текущего релиза типовой конфигурации можно непосредственно в программе, в режиме ведения бухгалтерского учета. Для этого надо обратиться к пункту меню "Помощь" и выбрать в нем подпункт "О программе".
В результате на экране появится окно со сведениями о программе. Интересующий нас фрагмент этого информационного окна показан на рис. 1-4. В его верхней части приводятся номера текущих версий как самой программы "1С: Предприятие", так и установленных конфигураций.
Номер версии складывается из трех чисел, разделенных точками. Первые два числа - номер версии, третье - номер релиза. Из информации, приведенной на рисунке, мы можем узнать о том, что на компьютере установлена сетевая версия системы "1С:Предприятие"версии 7.7, релиз № 18.
Работа ведется с использованием типовой конфигурации для версии "1С:Предприятие 7.7" редакции 4.2 (эта редакция типовой конфигурации для хозрасчетных предприятий в новом плане счетов). Эта редакция представлена релизом № 25. То есть, в случае типовой конфигурации, номер релиза в качестве начальных цифр включает номер редакции типовой конфигурации.
Рис. 1-4. Сведения о версии программы и типовой конфигурации.
Конфигурирование и исполнение текущей конфигурации рассматриваются в настоящем пособии как два взаимосвязанных процесса, с которыми реально приходится сталкиваться пользователю программы в его практической деятельности. Однако прежде чем вносить изменения в существующую конфигурацию, надо сначала разобраться в ней, оценить насколько представленные в ней настройки удовлетворяют или не удовлетворяют текущим потребностям. На этой основе можно наметить план вносимых изменений. После этого оценить последствия подобного вмешательства, как на текущий момент, так и на перспективу. И только убедившись в необходимости и возможности внесения предлагаемых изменений, можно производить выполнение действий, связанных с конфигурированием программы.
Элементы пользовательского интерфейса
Пользовательским интерфейсом называется набор средств, предоставляемых программой для общения с пользователем. К элементам пользовательского интерфейса относятся экранные формы, меню, пиктограммы, горячие клавиши и др. Рассмотрим некоторые начальные сведения об организации пользовательского интерфейса бухгалтерской программы, необходимые для того, чтобы начать с ней работу. В дальнейшем, в ходе выполнения практических заданий эти знания будут пополняться.
Кроме того, практически все элементы пользовательского интерфейса программы, работающей в режиме ведения бухгалтерского учета, также являются настраиваемыми и, соответственно, могут быть изменены разработчиками конфигураций или самим пользователем. В частности, может быть установлен иной состав и взаимное расположение пунктов меню, кнопок и пиктограмм, может меняться внешний вид экранных форм документов.
Первое знакомство с программой начнем на примере типовой конфигурации для хозрасчетных организаций. В ходе знакомства, договоримся о терминологии, используемой в программе и пособии, примем некоторые соглашения об условном обозначении элементов пользовательского интерфейса на рисунках и в тексте пособия.
Главное окно программы
После запуска программы в режиме "1С:Предприятие" на экране развернется главное окно программы, которое показано на рис. 1-5. В верхней части окна находится строка заголовка, в которой указывается название выбранной компоненты системы "1С: Предприятие".
Следующая строка содержит главное меню программы, а ней содержатся одна или несколько линеек с панелями инструментов, содержащих наборы кнопок с пиктограммами для быстрого вызова наиболее часто используемых функций. Ниже этих строк размещается рабочая область главного окна программы. В этой области в процессе работы с программой можно раскрывать другие окна - с первичными документами, журналами, отчетами, но в начале работы эта область пуста.
Внизу окна расположена строка, содержащая два поля. В ее левой части выдается ситуативная подсказка, кратко поясняющая, какие действия могут или должны быть выполнены в данной ситуации. В правой части указывается установленный учетный период, в котором
ведется работа и за который рассчитываются бухгалтерские итоги.
Прежде чем начать знакомство с реализацией профессиональных функций, рассмотрим основные технические приемы работы с программой.
Рис. 1-5. Общий вид главного окна программы 1С: Бухгалтерия
Программа реализует некоторый набор профессиональных и вспомогательных функций. Вызов требуемой функции можно осуществить следующими способами:
1. через меню;
2. при помощи экранных кнопок и пиктограмм;
3. при помощи "горячих клавиш" на клавиатуре компьютера.
Рассмотрим подробнее названные способы общения с программой.
Работа с меню
Меню в программе "1С: Бухгалтерия" - многоуровневое. Первый уровень меню часто называют "Главным меню", оно располагается в верхней части главного рабочего окна и представляет собой строку, содержащую перечень пунктов меню. Каждый пункт главного меню есть ничто иное, как наименование группы режимов или функций программы.
В главное меню можно войти при помощи клавиатуры. Для этого надо нажать на клавиатуре левую клавишу Alt или F10. После чего первый пункт меню "Файл" приобретет цветовое выделение. Манипулирование клавишами стрелок вправо и влево приведет к перемещению цветового выделения от одного пункта меню к другому. Выбор требуемого пункта осуществляется нажатием клавиши Enter. Тогда на экране появляется ("выпадет") зависимое подменю, раскрывающее перечень функций, входящих в выбранную группу. На рис. 1-6 показан момент, когда в главном меню выбран пункт "Документы", которому соответствует подменю, содержащее перечень доступных документов.
Если пункт в подменю не является конечным, то справа от его названия указывается значок, что свидетельствует о наличии следующего уровня. Например, выбор из главного меню пункта "Документы" приведет к разворачиванию подменю, в которое включено несколько пунктов, причем правее пункта "Регламентные" расположен значок, это говорит о том, что данный пункт не конечный, он имеет подпункты. Следовательно, нажатие клавиши Enter на таком пункте меню приведет к разворачиванию очередного подменю. Разворачивая последовательно подчиненные уровни меню, на каком-то этапе достигается конечный пункт, реализующий некоторое действие.
В последующем тексте книги выбор некоторой функции посредством меню будем обозначать последовательным перечислением через тире выбираемых подпунктов, начиная с главного меню, например "Отчеты - Шахматка". Причем наименования пунктов и подпунктов меню будем выделять курсивом.
Следует помнить, что набор функций в одном и том же меню может отличаться в разные моменты работы с программой. Так, в главном меню пункт "Действия" появляется только при работе с экранными формами документов. В зависимости от текущего режима работы, соответствующее ему подменю может содержать различный набор допустимых команд.
Наименования некоторых пунктов меню могут быть "погашены" (изображены блекло). Это свидетельствует о том, что выполнение данного действия сейчас невозможно. Например, удаление записи из списка невозможно в ситуации отсутствия записей.
Быстрое перемещение к нужному пункту главного меню или подменю можно осуществить не только с использованием клавиш со стрелками, но и нажатием комбинации Alt+буквенная клавиша, соответствующих первой букве названия данного пункта или букве, выделенной при помощи подчеркивания. Например, в пункте главного меню "Операции" выделена буква "р", а в пункте "Сервис" - "с". Левее от наименований некоторых пунктов меню приводится изображение пиктограмм, при помощи которых может быть выбрана данная функция или режим работы.
Нужный пункт меню или подменю можно быстро выбрать и без клавиатуры при помощи манипулятора "мышь". Для этого необходимо подвести курсор мыши на требуемый пункт меню и сделать однократный щелчок левой кнопкой мыши. В дальнейшем такое действие будем называть "однократный щелчок мышью". В то же время при работе с мышью часто используется двойной щелчок левой кнопкой. Такое действие будем называть "двойной щелчок мышью".
Помимо главного меню, при использовании мыши, удобно осуществлять выбор команд через контекстное меню. Обращение к контекстному меню осуществляется однократным нажатием правой кнопки мыши. В результате рядом с курсором мыши появляется меню, содержащее те команды, которые могут быть выполнены по отношению к объекту, на котором установлен курсор мыши. Как правило, это те же команды, которые представлены в группе "Действия" главного меню. В тексте пособия в основном даются ссылки на вызов функций через главное меню, предполагая, что читатель может самостоятельно установить наличие той же функции в контекстном меню.
Пиктограммы и панели инструментов
Для быстрого обращения к функциям в системе Windows очень удобно пользоваться панелями инструментов, которые включают кнопки с изображенными на них пиктограммами. Пиктограмма представляет собой графический образ некоторой команды, функции, режима работы. Вызов функции осуществляется однократным щелчком мышью по соответствующей кнопке-пиктограмме.
Обычно человек в процессе работы быстро привыкает к этим значкам и без труда распознает их назначение. Действительно,
изображение бинокля, легко станет ассоциироваться с режимом
поиска какого-либо объекта, а изображение калькулятора - 
напомнит о том, что подобная
функция имеется в программе и к ней можно обратиться через эту пиктограмму.
Узнать назначение пиктограмм можно из документации, прилагаемой к программе. Кроме того, краткое описание функции, соответствующей данной пиктограмме, можно получить, передвинув на нее курсор мыши, и через одну-две секунды рядом с курсором появится короткая надпись с названием функции.
Панели инструментов объединяют кнопки-пиктограммы определенной функциональной направленности. Программа 1С: Бухгалтерия использует панели инструментов двух типов: жестко связанные с окном и плавающие.
Панели, жестко привязанные к какому-либо окну, обычно содержат пиктограммы, предназначенные для работы с информацией, расположенной только в этом окне. Они занимают в окне фиксированное положение (обычно под заголовком окна) и не могут изменяться пользователем. В режиме "Панели инструментов" (меню "Сервис" главного меню Конфигуратора) можно задать расположение таких панелей вдоль определенной стороны окна или совсем отключить их.
Плавающие панели инструментов содержат, как правило, пиктограммы для вызова команд общего применения, не привязанные к конкретному окну. Количество панелей инструментов, одновременно находящихся в главном окне программы, может меняться в зависимости от режима работы. Кроме того, можно определять собственные панели инструментов, компонуя их из заранее заданного набора кнопок.
Плавающие панели инструментов можно перемещать, изменять их форму при помощи мыши, располагая в любом удобном месте: как в какой-либо из сторон окна программы, так и в любом другом месте. При перемещении панели инструментов, ее будущее положение показывается прямоугольной рамкой.
Экранные кнопки
Для управления работой программы помимо меню и кнопок-пиктограмм в экранные формы включают изображения кнопок, на которых нанесена надпись, поясняющая назначение кнопки. Примеры кнопок можем видеть в экранной форме на рис. 1-2, где представлены кнопки: Изменить, Добавить, Удалить и др. Для того чтобы обратиться к режиму работы, обозначенному данной кнопкой необходимо выполнить операцию, которую в дальнейшем будем называть нажатие экранной кнопки или просто нажатие кнопки. Далее следует название кнопки, которое набирается жирным шрифтом. Таким образом, если в тексте встретится фраза "Необходимо нажать кнопку Ok", то это значит, что изображение данной кнопки следует искать на экране, а не на клавиатуре. "Нажатие" экранных кнопок осуществляется следующим образом. Курсор мыши устанавливается на изображении кнопки, после чего производится однократный щелчок левой кнопкой мыши.
Помимо экранных кнопок для управления программой могут использоваться клавиши, расположенные на клавиатуре компьютера. Горячие клавиши
"Горячими" называются клавиши, оперативно доступные для выбора функций. Информацию о доступных горячих клавишах можно получить в документации или через систему помощи, заложенную в программе. Иногда бывает, что рядом с названием пункта меню указывается горячая клавиша, при помощи которой данный режим может быть вызван из любого другого места программы. Например, в группе функций "Сервис" имеется подпункт "Калькулятор", а рядом имеется надпись CTRL+F2. Это означает, что путем одновременного нажатия двух клавиш CTRL и F2 всегда можно обратиться к калькулятору.
В последующем тексте пособия, говоря о необходимости нажатия клавиши на клавиатуре, будем указывать ее наименование, набранное жирным шрифтом. При необходимости одновременного нажатия комбинации из нескольких клавиш будем последовательно указывать названия всех клавиш, составляющих данную комбинацию, соединяя их знаком "+".
Наиболее часто употребляются следующие горячие клавиши и их комбинации:
F1 - обращение к системе помощи;
Esc - отменяет текущие операцию или действие;
CTRL+F2 - вызов встроенного калькулятора;
CTRL+F4 - закрытие текущего окна;
ALT+F4 - выход из программы;
CTRL+F6 - переход к другому окну;
F9 - копирование текущей строки и др.
Не стоит сразу стремиться запомнить назначение всех горячих клавиш. Этот процесс может происходить постепенно по мере освоения программы. Более того, их можно вообще не знать, поскольку практически все функции, вызываемые горячими клавишами, могут быть вызваны и другими способами: через меню, пиктограммы, кнопки. О них будем узнавать постепенно в процессе работы с программой.
Для перехода в режим выбора пунктов меню можно воспользоваться клавишей Alt. Многие пункты меню также доступны посредством нажатия определенных клавиш. Мы уже обращали внимание на то, что некоторые буквы в названиях пунктов меню выделены подчеркиванием. Это - тоже горячие клавиши. Например, в названии пункта меню "Операции" выделена буква "р". Это означает, что при работе с меню данный пункт может быть вызван одним нажатием клавиши "р". Пункт "Константы" - нажатием клавиши "н" и т.п. Таким образом, в процессе работы с программой, последовательное нажатие клавиш Alt, р, н приведет нас в список констант, что равносильно могло бы быть выполнено с использованием меню "Операции - Константы".
Первое знакомство с режимом конфигурирования
Элементы пользовательского интерфейса
При запуске программы в режиме "Конфигуратор", на экране развернется рабочее окно программы, соответствующее данному режиму. Внешне оно несколько отличается от окна, которое мы видели в режиме ведения бухгалтерского учета.
Это окно имеет иной заголовок: "Конфигуратор - Бухгалтерский учет" и далее - номер текущей редакции типовой конфигурации. В верхней части окна имеется главное меню. Состав пунктов меню также отличается от предыдущего режима, однако, общие принципы и правила работы с меню остаются неизменными. Помимо обращения к командам и функциям программы через главное меню, также может быть использовано контекстное меню. Обращение к нему осуществляется непосредственно из экранных форм конфигуратора, нажатием правой кнопки мыши.
Обычно ниже меню размещается одна или несколько линеек с панелями инструментов. Назначение составляющих их кнопок-пиктограмм
можно выяснить через систему встроенной помощи и подсказок, ну и конечно, в документации. На страницах данного пособия их назначение будет раскрываться по мере возникновения потребности в их использовании при решении конкретных практических задач.
Как видим, основные принципы организации пользовательского интерфейса остаются неизменными. В связи с этим, остановимся на некоторых новых понятиях и средствах, с которыми наиболее часто придется сталкиваться пользователю при работе в режиме конфигурирования.
Понятие метаинформации и метаданных
При работе с программой в режиме конфигурирования часто приходится сталкиваться с понятием "метаданные" или "метаинформация". Эти понятия активно используются в системе помощи и документации на программу.
Метаданные (метаинформация) - это термин, который в буквальном смысле означает "данные о данных" или "информация об информации".
В этой связи можно говорить, что вся информация, с которой приходится оперировать в процессе конфигурирования является метаинформацией, поскольку конфигурация - это набор описаний информационных объектов бухгалтерской программы.
Так, например, в бухгалтерской программе имеется справочник "Основные средства". В базе данных бухгалтерского учета данный справочник будет содержать информацию о зданиях, станках, машинах, приборах, являющихся объектами основных средств. В описании конфигурации также будет присутствовать справочник "Основные средства", но в нем будут содержаться данные, описывающие правила организации информации в данном справочнике - реквизитный состав, тип и разрядность реквизитов, наименования реквизитов их взаимное расположение в экранных формах и многие другие параметры. То есть, налицо типичный пример информации об информации, то есть то, что принято называть метаинформацией.
Дерево метаданных
Конфигурация программы содержит наборы взаимосвязанных описаний объектов метаданных, с которыми оперирует программа, -констант, справочников, журналов, планов счетов и т.п. Работа в режиме конфигурирования позволяет создавать новые объекты, а также изменять свойства существующих объектов. Совокупность описаний всех объектов программы и составляет содержание конфигурации. Все объекты разбиваются на определенные группы и подгруппы, в результате чего образуется логическая структура конфигурации, которая представлена в иерархической (древовидной) форме. Структуру текущей конфигурации, отображаемую программой для просмотра и корректировки, будем называть деревом метаданных.
При работе в режиме конфигурирования, прежде всего (и чаще всего) приходится
обращаться к описанию структуры (дереву метаданных) текущей конфигурации.
Раскрыть окно с деревом метаданных можно через меню "Действия - Конфигурация",
либо щелчком о-в мышью по пиктограмме 
. В результате в рабочем
окне конфигуратора развернется окно "Конфигурация", содержащее
дерево метаданных. Данная ситуация показана на рис. 1-7(а).
Рис. 1-7. В главном рабочем окне конфигуратора: а) раскрыто окно с деревом метаданных; б) в дереве метаданных раскрыта ветвь "Справочники"
Первый уровень дерева метаданных включает несколько ветвей, каждая из которых представляет один вид объектов, с которыми оперирует программа: Константы, Справочники, Документы и т.д.
Если группа не пустая и содержит внутри себя элементы, то слева от наименования группы указывается знак "+". Щелчком мышью по этому знаку можно раскрыть содержимое группы. Если группа раскрыта, то знак "+" заменяется знаком "-". На рис. 1-7(6) показано дерево метаданных в тот момент, когда в нем раскрыта группа "Справочники". Одновременно может быть раскрыто любое число групп.
Каждая группа включает наименования всех объектов данного типа, входящих в конфигурацию. В свою очередь объекты, также могут
состоять из более мелких элементов, например, справочники, документы включают в свой состав реквизиты. Описание этих элементов также включается в дерево метаданных на следующем, более низком уровне иерархии. В случае если объект состоит из элементов, то слева от него также указывается знак "+", который может быть использован для того, чтобы раскрыть состав данного объекта.
За каждым объектом, представленным в дереве метаданных, стоит некоторое описание. Данное описание определяет свойства объекта. Изменяя описание объекта, можно влиять на его свойства.
Доступ к описанию объекта осуществляется следующим образом.
1. В дереве метаданных выбирается интересующий объект, его имя помечается щелчком мышью.
2. Через контекстное меню или через главное меню "Действия - Свойства", а также нажатием комбинации клавиш Alt+Enter производится обращение к окну с описанием свойств объекта. На рис. 1-8 показано окно свойств справочника "Основные средства".
3. Если объект является сложным, то помимо окна свойств, содержащего наиболее общую информацию об объекте, можно получить развернутую информацию, описывающую состав, свойства и взаимосвязи элементов сложного объекта. Для ее получения необходимо двойным щелчком мышью по наименованию объекта раскрыть диалоговую форму описания объекта.
Рис. 1-8. Окно свойств справочника "Основные средства"
Пользователь имеет возможность исправить данные, содержащиеся в формах описания объектов, что приведет к изменению их свойств на этапе использования этих объектов в режиме ведения учета.
Окно свойств объекта
Обратимся еще раз к рисунку 1-8, где показано окно свойств справочника. На его примере рассмотрим некоторые интерфейсные особенности, с которыми придется столкнуться в процессе работы.
Если на экране раскрыто окно свойств некоторого объекта, то при переходе в дереве метаданных к новому объекту ранее раскрытое окно свойств исчезает.
Имеется возможность закрепить окно свойств на
экране. Для этой цели в верхнем правом углу окна имеется особый интерфейсный
элемент "шпилька" в виде следующего значка 
. Щелчок мышью по шпильке
"прикрепляет окно свойств к экрану". Если окно свойств "пришпилено",
то при переходе к новым объектам дерева метаданных окно свойств не исчезает.
При этом в нем отображаются свойства текущего (выделенного) объекта дерева
метаданных. Данный способ удобен для последовательного просмотра свойств объектов
дерева метаданных.
Слои и закладки
Для обеспечения большего удобства работы с экранными формами они могут содержать несколько слоев. Каждый слой содержит определенный набор реквизитов. Слои доступны через закладки, размещаемые, как правило, в верхней или нижней частях окна. Для перехода к нужному слою достаточно однократного щелчка мышью по соответствующей закладке.
В дальнейшем в тексте пособия, указывая путь обращения к некоторой экранной форме, состоящей из нескольких слоев, в конце этого пути в скобках будем уточнять, какой именно слой формы имеется в виду. Например, в тексте пособия обращение к закладке "Права" окна свойств справочника "Основные средства" через главное меню будет представлено таким образом: "Действия - Свойства (Права)".
Создание новых информационных баз
Информационная база, с которой работает программа "1С:Бухгалтерия", состоит из двух частей:
- база метаданных, которая создается и ведется в режиме конфигурирования. Она содержит информацию с описанием текущей конфигурации (настройки) программы.
- база данных бухгалтерского учета. Работа с ней осуществляется в режиме "1С: Предприятие", однако организация этой базы данных определяется текущим состоянием базы метаданных, в результате чего работа с ней невозможна в отрыве от конкретной базы метаданных.
Иными словами, можно сказать, что содержание базы метаданных определяет текущую настройку программы, называемую ее текущей конфигурацией. Таким образом информационная база программы "1С: Бухгалтерия" всегда состоит из двух компонент: базы метаданных (конфигурация) и базы учетных данных.
Каждый конкретный момент времени пользователь работает с некоторой одной информационной базой, которую он выбирает при запуске программы. При последующих запусках программы им может быть выбрана другая информационная база, содержащая иные конфигурации и учетные данные.
При установке на компьютер типовой конфигурации компоненты "1С: Бухгалтерия", автоматически происходит установка, как минимум, трех информационных баз для компонента "Бухгалтерский учет", которые представлены в списке информационных баз окна запуска системы "1С:Предприятие". Типовая конфигурация", "1С: Бухгалтерия (демо)" и "1С:Бухгалтерия. Упрощенная конфигурация".
Две первых базы содержат одни и те же метаданные, определяющие состав и функциональное наполнение типовой конфигурации. Отличие состоит в их наполнении учетной информацией.
Информационная база "1С: Бухгалтерия (демо)" содержит учетные данные, представляющие собой контрольный (демонстрационный) пример ведения учета на условном предприятии. Эта база дает возможность пользователю ознакомиться с основными принципами и приемами ведения бухгалтерского учета в программе "1С:Бухгалтерия".
Информационная база "1С: Бухгалтерия. Типовая конфигурация" представляет собой пустую базу данных, которую можно использовать для ведения бухгалтерского учета на предприятии.
Информационная база "1С: Бухгалтерия. Упрощенная конфигурация" используется, когда на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется привлечения сложных средств автоматизации учета, заложенные в типовую конфигурацию.
Пользователь имеет возможность дополнять текущий список, изменять наименования баз данных, удалять содержащиеся в нем имена информационных баз, используя для этого, соответственно, экранные кнопки Добавить, Изменить и Удалить окна запуска системы "1С: Предприятие" (см. рис. 1-2).
Возможность работы с несколькими базами данных полезна для организации ведения учета одновременно на нескольких предприятиях, тогда для каждого предприятия создается своя информационная база. Также могут создаваться базы данных для учебных целей - для практического освоения новых приемов работы на условных данных.
Прежде чем приступить к практической работе в среде бухгалтерской программы, желательно создать отдельную учебную базу данных, содержащую как метаданные, так и учетные данные. В качестве исходной метаинформации для настройки программы возьмем типовую конфигурацию, поставляемую вместе с программой, а в качестве базы учетной информации создадим пустую базу данных, не содержащую никаких данных.
В связи с этим рассмотрим процесс создания новых информационных баз для программы и порядок их использования.
Задача 1-1
На основе установленной на компьютере пустой информационной базы типовой конфигурации необходимо создать новую пустую базу, и включить ее в список рабочих информационных баз компоненты бухгалтерского учета под именем "Учебный пример".
Для создания новой информационной базы, содержащей типовую конфигурацию, и ее добавления в список доступных информационных баз, необходимо выполнить следующие действия.
1. Средствами операционной системы скопировать пустую базу данных типовой конфигурации в новую папку (директорию).
2. Обратиться к программе запуска системы "1С: Предприятие".
3. В окне запуска системы нажать кнопку "Добавить", что приведет к появлению на экране окна "Регистрация информационной базы", показанного на рис. 1-9.
4. В окне регистрации информационной базы необходимо ввести наименование новой информационной базы, и полный путь к папке (директории), в которую была предварительно скопирована информация.
5. Щелчком мышью нажать экранную кнопку ok, что приведет к возврату в режим запуска системы, при этом в списке баз будет присутствовать наименование вновь введенной информационной базы.
Создание страховочных копий баз данных
Для выполнения действий, связанных с конфигурированием программы, необходимо закрыть исполняемую программу и войти в программу в режиме "Конфигуратор".
Прежде чем выполнять какие-то действия, изменяющие конфигурацию, надо принять меры предосторожности. Не лишним будет сохранить существующую конфигурацию, чтобы в случае неудачной попытки можно было бы вернуться к исходному состоянию.
Для сохранения текущей информационной базы надо через меню "Администрирование
- Сохранить данные", или с помощью пиктограммы 
обратиться к режиму архивирования
текущей базы данных. Архивирование обеспечивает сохранение всех описаний типовой
конфигурации, а также всех данных, введенных в режиме ведения бухгалтерского
учета.
При обращении к режиму архивирования на экран будет выдано окно "Архивирование" (рис. 1-10-а), в котором имеется несколько полей. В первом приведен список типов архивируемых файлов. Можно его сократить, удалив некоторые типы файлов, но тогда, соответственно, не вся информация будет сохранена и может что-то не удаться восстановить при выполнении обратной операции.
Второй важный момент состоит в необходимости указать диск, директорию и имя файла, куда должна быть помещена архивная копия. Имя файла и путь к нему прописываются в поле "Архивировать в". По умолчанию файл получает расширение ZIP.
Процесс создания архивной копии инициируется нажатием экранной кнопки "Архивировать". Об успешном завершении процесса архивирования программой выдается соответствующее окно с сообщением (рис. l-10-б).
Рис. 1-10. Реализация процесса архивирования текущей базы данных
После этого можно приступать к экспериментам по
самостоятельному конфигурированию. В последствии в любой момент времени можно
будет восстановить прежние конфигурацию и базу данных, выбрав режим восстановления
через меню "Администрирование - Восстановить данные", или
с помощью пиктограммы " 
.