Отчет по журналу операций представляет собой выборку из журнала операций по некоторым заданным критериям. Этот документ отличается от остальных выходных документов следующим:

• он может содержать данные не за интервал подведения итогов, а за произвольный интервал;
• для его создания не требуется предварительного расчета итогов.

Рис. 9.6. Список отчетов по журналу операций

Список отчетов. Для вывода отчета выберите пункт "Отчеты по журналу операций" в группе "Отчетность" меню программы. На экран будет выведен список отчетов по журналу операций (рис. 9.6). Этот список содержит две графы: "Наименование" и "Содержание":

• в графе "Наименование" сообщается назначение отчетов. Список упорядочен по данной графе;
• в графе "Содержание" задаются критерии выбора проводок для включения в отчет по журналу операций. Если графа "Содержание" не заполнена, в отчет включаются все проводки.

В общем случае в графе "Содержание" могут находиться одна или несколько корреспонденции счетов или символьных строк, разделяемых точкой с запятой ";". Символьные строки представляют собой наборы символов, заключенные в кавычки. Корреспонденции имеют вид:

Здесь в качестве n иm может указываться звездочка ("*"), она обозначает любой счет. Например, *,51 — все проводки с кредита 51 счета.

В отчет включаются все записи из журнала операций, удовлетворяющие следующим условиям:

1. Если в графе "Содержание" указаны корреспонденции счетов, то проводка должна соответствовать одной из этих корреспонденции.
2. Если в графе "Содержание" запроса указаны строки символов, то в проводке должна содержаться хотя бы одна из этих строк — либо в графе "Содержание", либо в наименовании субконто дебета проводки, либо в наименовании субконто кредита проводки.

Выбор отчета из списка. Если подходящий отчет имеется в списке, выделите его и нажмите кнопку запроса [ Сформировать документ ] или комбинацию клавиш (Ctr)(Enter) (можно также выбрать пункт "Сформировать" из группы меню "Действия"). Если подходящего отчета нет. Вы можете выбрать любую строку списка и задать параметры нужного Вам отчета в выводимом запросе параметров.

Вставка нового отчета в список. Если подходящего отчета в списке нет, но Вы планируете использовать отчет с данными параметрами впоследствии многократно, лучше вставить для него строку в список отчетов. Вставка осуществляется, как обычно, нажатием клавиши (Ins) или кнопки запроса [ Нов. ]. Если наименование и содержание у нового отчета похожи на те, которые есть у одного из существующих, можно установить курсор на строку-образец и нажать клавишу (F9 Коп. ], в этом случае в качестве начальных значений граф новой строки будут предлагаться значения соответствующих граф строки-образца. По окончании ввода значения в графе надо, как обычно, нажимать клавишу (Enter) или кнопку запроса [ 3ап. ].

Рис. 9.7. Настройка параметров отчета по журналу операций

Запрос параметров отчета. Перед началом формирования отчета по журналу операций программа выводит запрос (рис. 9.7), в котором Вы можете исправить настройку состава отчета, а также указать определенный интервал (дату начала и дату конца), в пределах которых будет формироваться документ. Кроме того, Вы можете ограничить включение в документ проводок определенным номером журнала и конкретной валютой.

Задав параметры отчета, нажмите кнопку запроса [ сформировать ] или комбинацию клавиш (Ctrl)(Enter). Программа сформирует отчет (рис. 9.8) и выведет его для просмотра.

Для каждой включенной в отчет проводки приводятся дата, описание проводки, счета дебета и кредита проводки, сумма проводки и наименования субконто дебета и кредита проводки, если по счетам дебета или кредита проводки ведется аналитический учет. Для проводок, выраженных в валюте, в отчете указывается наименование валюты, сумма в валюте и курс валюты, по которому была сделана проводка. Порядок записей в отчете соответствует текущему порядку проводок в журнале операций.

Просмотр отчета по журналу операций. При просмотре отчета по журналу операций Вы можете выполнять все действия, описанные в п. 9.3 (см. с. 167): перемещаться по нему, производить поиск строк символов, сохранять отчет в архиве, экспортировать в текстовый файл, обновлять (при изменении журнала операций), изменять параметры настройки отчета и т.д. Отчет можно напечатать, а также просмотреть на экране в том виде, как он будет напечатан (см. п. 9.4,). Все эти операции перечислены в виде соответствующих пунктов группы меню "Действия" и подробно описаны в пп. 9.3 и 9.4.

Рис. 9.8. Отчет по журналу операций (по счетам 51 и 52)

Если окно для просмотра отчета слишком мало, Вы можете его расширить, перетащив край окна мышью (для этого надо подвести указатель мыши к границе окна, пока он не примет форму двунаправленной стрелки: >уф< нажать левую кнопку мыши и, удерживая ее, перетащить границу окна на нужное место, после чего отпустить кнопку мыши).

Поиск проводок в журнале операций. При просмотре отчета по журналу операций Вы можете быстро найти в окне журнала операций указанную в отчете проводку. Когда курсор принимает форму стрелки с прямоугольником , Вы можете нажатием клавиши (Enter) или двойным щелчком мыши в данной позиции установить в окне журнала операций курсор на указанную в отчете проводку. Разумеется, для этого должно быть открыто окно с журналом операций.

Выход из просмотра отчета. По окончании просмотра отчета по журналу нажмите комбинацию клавиш (Сtrl)(F4) или дважды щелкните кнопку [-] в левом верхнем углу окна с отчетом, и окно с отчетом будет закрыто.