9.3. Просмотр стандартных отчетов

После формирования стандартного отчета он предъявляется для просмотра. Просмотр стандартных отчетов организован по единым принципам для всех типов отчетов.

Отчет представляется в виде таблицы, число строк (а для шахматки — и количество столбцов) в которой может быть любым. Над таблицей выводится заголовок отчета (одна или две строки), в которой сообщается вид отчета и некоторые его параметры (период, счет и др.). Далее выводятся строки шапки таблицы, сообщающие назначение столбцов таблицы. За ними следуют обычные строки отчета.

Каждая строка состоит из отдельных полей, разделенных между собой вертикальными линиями и образующих колонки.

Курсор. Текущее положение в отчете отображается световым пятном (курсором). Вы можете перемещать курсор по отчету, используя клавиши управления курсором или мышь, а также вертикальную и горизонтальную полосы прокрутки.

При перемещении курсора за пределы окна вниз и вверх отчет будет прокручиваться в окне. При этом шапка и заголовок отчета будут всегда оставаться в верхней части окна. При перемещении курсора влево и вправо за границу окна будет выполняться горизонтальная прокрутка. При этом для широких отчетов левая часть (боковик) будет всегда оставаться в окне.

Шрифты. Текст отчета выводится двумя различными шрифтами. Один используется для заголовка отчета, другой — для шапки и основной части отчета. Оба эти шрифта (их гарнитура, начертание и размер) можно установить в режиме “Общие параметры” группы меню“Сервис”. При этом следует иметь в виду, что ширина отчета и высота его строк зависит только от шрифта текста отчета.

Обновление отчета. Выведя отчет, Вы можете в другом окне внести изменения в журнал операций или заново сформировать итоги, в результате чего отчет станет уже не актуальным (не соответствующим содержимому журнала операций). Поэтому “1С:Бухгалтерия” предоставляет возможности для обновления отчета — формирования его заново с теми же параметрами настройки).

Для обновления отчета Вы можете нажать клавишу (F2) или щелкнуть мышью кнопку [ Обновить ] в верхней части окна просмотра отчета (можно также выбрать соответствующий пункт из группы меню “Действия”).

Замечания. 1. Кнопка [ Обновить ] становится доступной лишь в том случае, если после формирования отчетов изменялись итоги или редактировались проводки. Если надпись на кнопке [ Обновить ] выводится серым цветом (т.е. кнопка недоступна), это значит, что отчет точно является актуальным и его обновлять не требуется.

2. Если Вы отключили режим автоматического пересчета итогов, то при попытке обновления отчета программа выдаст сообщение “Итоги за ... не рассчитаны!”. Таким образом, для обновления отчета Вы должны будете выполнить расчет итогов с помощью пункта меню “Расчет итогов” группы “Отчетность” меню программы.

Детализация отчета. Когда при просмотре стандартного отчета указатель мыши выводится в виде “лупы” , это говорит о том, что данное значение в отчете может быть детализировано (раскрыто). Детализация выполняется нажатием клавиши (Enter) или двойным щелчком мыши в данной позиции.

При детализации значений отчетов, содержащих итоговые показатели, формируются документы, раскрывающие данные, которые вошли в данный показатель. Этими документами могут быть отчеты по журналу операций с различными выборками, карточки счетов, карточки субконто и др. Например, при детализации значения в документе “Сводные проводки” формируется отчет по журналу операций, содержащий все проводки с той корреспонденцией счетов, которую мы детализируем, а в документе “Шахматка” — отчет по журналу, содержащий проводки в дебет строки шахматки с кредита колонки шахматки. При детализации строки оборотно-сальдовой ведомости выдается меню, позволяющее выбрать один из шести документов, которые могут служить детализацией данной строки оборотно-сальдовой ведомости.

Позиционирование в журнале операций. При просмотре документов, содержащих детальные, а не итоговые сведения (отчет по журналу, карточка, журнал-ордер или ведомость), программа позволяет установить в окне журнала операций курсор на строку, содержащую данную проводку. Указанием на возможность такого позиционирования является то, что курсор принимает форму стрелки с прямоугольником: . Позиционирование выполняется нажатием клавиши (Enter) или двойным щелчком мыши в данной позиции.

Замечание. Для позиционирования должен быть открыт журнал операций за данный период, содержащий нужные проводки. В противном случае программа выдаст сообщение о том, что журнал не открыт.

Поиск строки в отчете. При просмотре отчета Вы можете выполнить поиск в нем строки символов. Для начала поиска следует нажать пиктограмму в верхней части окна отчета или комбинацию клавиш (Ctrl)(F3) (можно также выбрать пункт “Поиск” в группе меню “Действия”). При этом появляется запрос (рис. 9.2), в котором предлагается ввести строку поиска — последовательность символов, по которой будет выполняться поиск, а также указать направление поиска: вперед (т.е. вправо и вниз), назад (т.е. влево и вверх) или с начала (начать с первой строки и с левой колонки).


Рис. 9.2. Запрос поиска строки символов

Кроме того, Вы можете установить признак поиска “По одной колонке”. В этом случае поиск будет производиться только в той колонке, в которой в данный момент расположен курсор.

Для начала поиска следует выбрать кнопку запроса [ Поиск  ] Если введенная Вами последовательность символов будет найдена, курсор установится в данной строке и в данной колонке. Если весь отчет просмотрен и введенная последовательность не найдена, выдается сообщение “Строка не найдена!”.

Замечание. Поиск выполняется без учета различий между прописными и строчными буквами, так что Вы можете указать строку символов любыми буквами.

Повтор поиска. Вы можете выполнять повторный поиск по той же строке символов, по которой выполнялся предыдущий поиск. Это делается следующим образом:

Использование текущего значения. При просмотре стандартно-го отчета Вы можете, нажав комбинацию клавиш (Ctrl)(Ins) или пиктограмму в верхней части окна отчета, запомнить в буфере обмена Windows значение текущего поля в отчете. Впоследствии Вы можете его вставить, например, при редактировании значения в журнале операций, в текстовом редакторе и т.д.

Если поле имеет числовое значение. Вы можете добавить его к значению, хранящемуся в буфере обмена, или вычесть его из значения, хранящегося в буфере обмена:

Все описанные выше операции со значением текущего поля можно, разумеется, выполнить и с помощью соответствующих пунктов группы меню “Действия”.

Сохранение отчета в архиве. Сформированный отчет Вы можете при необходимости сохранить в архиве. Для этого при просмотре отчета надо выбрать пункт “Сохранить в архиве” группы меню “Действия”. Сохранение в архиве позволит Вам впоследствии обращаться к данному отчету из режима “Архив документов” (пункт “Архив документов” группы меню “Сервис”), просматривать его, распечатывать, а при необходимости — корректировать (см. ниже).

При выборе пункта “Сохранить в архиве” группы меню “Действия” программа выдаст запрос (рис. 9.3), в котором Вам предлагается наименование строки архива (название отчета) и имя файла, в котором будет храниться данный отчет. Вы можете их изменить, хотя обычно в этом нет необходимости. Расширение имени файла указывать не надо — оно будет подставлено автоматически.


Рис. 9.3. Запрос параметров сохранения отчета в архиве


Рис. 9.4. Запрос параметров экспорта отчета в текстовый файл

Если Вы хотите, чтобы сохраненный в архиве документ можно было не только просматривать и печатать, но и корректировать, укажите в запросе признак сохранения в формате произвольных документов.

Замечание. При сохранении отчета в формате произвольных документов отчет помещается в архив в том виде, в котором он был бы напечатан при текущих установках принтера и параметров печати отчетов (см. ниже).

Экспорт в текстовый файл. Если Вы хотите передать стандартный отчет другим лицам, не имеющим программы “1С:Бухгалтерия”, Вы можете преобразовать этот отчет в текстовый формат. Для этого при просмотре отчета выберите функцию “Экспорт в текстовый файл” из группы “Действия” главного меню. На экран будет выдан запрос (рис. 9.4), в котором предлагается стандартное имя файла OUT.TXT. При необходимости Вы можете ввести другое имя файла и путь.

Если Вы укажете в запросе признак “В DOS кодировке”, то отчет будет выведен в кодировке символов, используемой DOS-программами. В противном случае отчет будет выведет в Windows-кодировке.

Закрытие окна с отчетом. Для закрытия окна с отчетом, как обычно, следует нажать комбинацию клавиш (Ctrl)(F4) или дважды щелкнуть кнопку [-] в левом верхнем углу окна с отчетом.

Используются технологии uCoz