Как говорилось раньше, для каждого документа (расчета) в журнал операций заносится специальная заголовочная запись (заголовок), в которой сообщается дата документа (расчета), его тип, номер, а также сумма и краткое описание (последние два реквизита могут быть не заполнены). Кроме того, в заголовочной записи могут присутствовать субконто дебета и/или кредита, если они заданы при определении структуры документа. Кроме заголовка, в журнал операций помещаются и сгенерированные для документа (расчета) проводки (они могут отсутствовать).

Заголовки документов в журнале операций служат только для удобства просмотра и редактирования документов. На бухгалтерские расчеты они не влияют. Заголовки документов легко отличить от проводок — у них в графах, соответствующих дебету и кредиту проводки, приведены краткое наименование вида документа и номер документа, а слева от даты выводится значок документа (у обычной проводки — галочка, см. рис. 7.11). Когда при просмотре журнала операций курсор находится на строках с заголовком или проводками документа, в верхней части экрана выводится краткое наименование вида документа.

Рис. 7.11. Заголовок и проводки документа в журнале операций

Порядок вывода документов. При просмотре журнала операций в последовательности дат ((Ctrl)(1)) за заголовком документа располагаются его проводки. Документы при этом выводятся в порядке их дат. Если требуется принудительно переместить документ “в конец даты” или “в начало даты”, можно изменить его приоритет на больший или на меньший соответственно. Для этого надо установить курсор на заголовок документа и нажать (Alt)(F5) или кнопку [...] справа от значения приоритета в верхней части окна с журналом операций.

Для подбора всех документов определенного вида установите курсор на один из документов этого вида и нажмите (Ctrl)(2). При этом все заголовки документов будут располагаться в начале журнала операций (до всех проводок), они будут упорядочены по виду документа, а внутри каждого вида — по номеру документа.

Для подбора всех документов с данным номером установите курсор на один из документов с данным номером и нажмите (Ctrl)(3). Это может быть полезно, например, для поиска накладной с тем же номером, что и номер счета.

При нажатии (Ctrl)(4) записи в журнале операций упорядочиваются по графе сумма, а при нажатии (Ctrl)(5) — по графе “Содержание”. При этом заголовки документов и проводки выводятся “вперемешку”.

Поиск документов в журнале операций. Для поиска нужного вида документов нажмите (Ctrl)(2) а затем несколько первых букв его сокращенного наименования (“ПП”, “СЧЕТ” и т.д.). Найдя документы требуемого вида, Вы можете установить курсор на документ с нужным номером. Установив на заголовок документа курсор, Вы можете вывести на экран его проводки, нажав (Ctrl)(1).

Вы можете также искать документы по строке, входящей в графу “Содержание” в заголовке документа (см. п. 3.9):

, или (Ctrl)(F3) — задание параметров поиска и его выполнение;

(F3) — повтор поиска в том же направлении;

, или (Shift)(F3)— повтор поиска вперед по списку (вправо и вниз);

, или (Alt)(F3) — повтор поиска назад по списку (влево и вверх).

Если Вы указали в структуре документа значения субконто в формулах комментариев (см. ниже), то заголовок документа будет иметь заполненные значения субконто, и Вы сможете производить поиск и по этим графам. Для начала поиска по субконто следует нажать клавиши (Ctrl)(F5) или выбрать пункт “Поиск по субконто” группы меню “Действия”.

Для перемещения между заголовком документа и его проводками и обратно Вы можете также использовать комбинацию клавиш (Alt)(F6) (если курсор установлен на обычной проводке, то нажатие (Alt)(F6) игнорируется).

Замечание. Если заголовочная запись документа и проводки, порожденные документом, находятся в разных журналах (в режиме разделения проводок по номерам журналов, установленном в пункте “Интервал операций” группы “Операции” меню программы), то при нажатии (Alt)(F6) выполняется переключение к нужному журналу.