Ввод нового документа или расчета. Для ввода нового документа или расчета следует при просмотре журнала операций щелкнуть мышью кнопку [7nbsp;Ввести документ ] в нижней строке окна с журналом операций, или нажать комбинацию клавиш (Alt)(F9). На экране появится список видов документов и расчетов (рис. 7.1). В этом списке для каждого вида документа или расчета приведены:

• его название (графа “Наименование”);
• сокращенное наименование, которое используется для документов этого типа в журнале операций (графа “Сокр.”).

Рис. 7.1. Список видов документов и расчетов

Чтобы выбрать нужный вид документа или расчета. Вы можете:

• дважды щелкнуть мышью нужную строку списка;
• выделить эту строку мышью или клавишами (вверх) и (вниз), а затем нажать клавишу (Enter) или щелкнуть мышью кнопку [ Выб. ] в нижней строке запроса.

На экране появится запрос ввода реквизитов документа (рис. 7.2, см. ниже). Формат этого запроса различен для разных видов документов или расчетов (при необходимости он может изменяться пользователем).

Замечание. Для изменения вида запроса реквизитов документа, а также структуры документа, формы выходного документа и формул генерации проводок следует в списке документов и расчетов нажать клавишу (F5) или кнопку запроса [ Настройка ] На экран будет выведен запрос структуры документа (см. рис. 7.12), с помощью которого Вы и сможете выполнить указанные действия, как это описано ниже в данной главе.

Корректировка имеющегося документа или расчета. Чтобы изменить уже имеющийся в журнале операций документ или расчет, либо заново сформировать соответствующий документу или расчету выходной документ, дважды щелкните мышью строку с заголовком документа или расчета в журнале операций, либо установите на нее курсор и нажмите (Shit)(Enter). На экран будет выведен запрос (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Запрос реквизитов документа (расчета)

Ввод реквизитов документа. В запросе (рис. 7.2) программа предложит Вам заполнить номер, дату и другие реквизиты документа. При вводе нового документа или расчета в качестве исходных значений для даты и номера программа предложит текущую дату и очередной номер для документов данного типа. Дата документа должна лежать в интервале операций. Номер документа может быть любым, за исключением уже использованных для данного вида документов.

Заполнение реквизитов в запросе (рис. 7.2) осуществляется по обычным правилам Windows. Для перемещения между реквизитами Вы можете использовать клавишу (Tab) или мышь, щелкая поле со значением того реквизита, который хотите изменять. Особенности заполнения реквизитов (по сравнению с остальными Windows-программами) следующие:

• реквизиты, являющиеся числами, строками символов или датами, вводятся непосредственно с клавиатуры. Для окончания ввода этих реквизитов Вы можете либо нажать (Enter), либо щелкнуть кнопку [ 3ап. ] в нижней части запроса, либо перейти к другому реквизиту, щелкнув его мышью;
• при вводе реквизитов, являющихся счетами (субсчетами), субконто или видами валют программа предлагает выбор из соответствующего списка. Для вывода списка следует нажать клавишу (F4) или щелкуть мышью кнопку [...] в правой части поля со значением данного реквизита (эта кнопка может появиться только в режиме редактирования поля, т.е. при двойном щелчке поля мышью). Если в выведенном списке нет нужной строки. Вы можете ее тут же добавить, нажав клавишу (Ins) или щелкнув кнопку [ Нов. ] в нижней части окна со списком. Для списка субконто при этом может потребоваться задать и параметры нового субконто. Это можно сделать, установив курсор на это субконто и нажав (F5), либо нажав кнопку [ Параметры ] в нижней части окна со списком субконто;
• если в документе предусмотрена табличная часть (она есть не всегда, например, в счете или накладной она есть, а в переоценке валюты — нет), то в запросе ввода реквизитов документа Вы должны будете заполнить реквизиты первой строки табличной части документа. Для ввода следующих строк табличной части документа щелкайте кнопку [ Нов. ] в нижней части запроса реквизитов или нажимайте клавишу (Ins). Для удаления текущей строки табличной части документа следует нажать клавишу (Del) или щелкнуть кнопку [ Уд. ] в нижней части запроса (программа запросит подтверждение удаления строки).

Закончив ввод реквизитов документа или расчета, Вы можете сформировать выходной документ и/или выйти в журнал операций. Для этого Вы можете использовать следующие клавиши или кнопки в нижней части запроса реквизитов:

Создание выходного документа. Для формирования выходного документа, связанного с данным документом или расчетом, нажмите клавишу (F8) или щелкните кнопку [ Документ ] в нижней части запроса реквизитов. Программа сформирует выходной документ и предъявит его для просмотра и корректировки (рис. 7.3). Если документ целиком не помещается в окне, Вы можете воспользоваться линейками прокрутки, а также распахнуть или расширить окно, перетащив его край мышью (см. замечание 2 выше). Если документ состоит из нескольких страниц, Вы можете перемещаться между страницами, нажимая кнопки и в правом нижнем углу окна с документом.

Окончив просмотр, Вы можете:

• выйти из просмотра документа — для этого надо нажать (Ctrl)(F4) или дважды щелкнуть кнопку системного меню [-] в левом верхнем углу окна с документом;


Рис. 7.3. Сформированный выходной документ

• напечатать документ — для этого надо нажать на клавишу (F8) или пиктограмму , или выбрать в меню пункт “Печать” из группы “Действия”;
• просмотреть документ в том виде, как он будет напечатан — для этого в меню надо выбрать пункт “Просмотр” из группы “Действия”;
• запомнить документ в архиве — для этого в меню надо выбрать пункт “Сохранить” из группы “Действия”;
• отредактировать выходной документ — для этого нажмите клавишу (F2), и на экран будет выведена палитра инструментов, с помощью которой Вы сможете осуществить редактирование (см. Приложение 2). По окончании редактирования снова нажмите (F2), чтобы убрать палитру инструментов с экрана.

Выход и генерация проводок. При нажатии в запросе (рис. 7.2) кнопки [ OK ] программа выведет запрос:

Сохранить документ?

Вы можете выбрать один из вариантов ответа:

[ Да ] — сохранить документ (или изменения его реквизитов) в журнале операций;

[ Нет ] - не сохранять документ (или изменения его реквизитов) в журнале операций;

[ Отмена ] — отменить запрос и вернуться к редактированию реквизитов документа.

Если в документе предусмотрено формирование проводок, то при ответе [ Да ] программа выведет еще один запрос:

Сформировать проводки?

Для формирования проводок в журнале операций нажмите [ Да ]. Если этого не требуется, нажмите [ Нет ].

Вид документа в журнале операций. После выхода в журнал операций в журнал заносится (см. рис. 7.4) специальная заголовочная запись (заголовок), в которой сообщается дата документа (расчета), его тип, номер, а также сумма и краткое описание (последние два реквизита могут быть не заполнены). Кроме того, в заголовочной записи могут присутствовать субконто дебета и/или кредита, если они заданы при определении структуры документа. Кроме заголовка, в журнал операций помещаются и сгенерированные для документа (расчета) проводки (они могут отсутствовать).

Рис. 7.4. Заголовок и проводки документа в журнале операций

Замечание. Заголовки документов в журнале операций фактически являются комментариями — они служат только для удобства просмотра и редактирования документов. На бухгалтерские расчеты наличие или отсутствие заголовков документов (их можно удалить, см. ниже) не влияет.