Рис. 6.2. Запрос ввода типовой операции
Для ввода типовой операции нажмите при просмотре журнала операций (режим “Журнал операций” группы “Операции” главного меню) комбинацию клавиш (Сtrl)(+) или кнопку [ Ввести типовую ] в нижней части окна с журналом. Программа выведет на экран список типовых операций (см. рис. 6.1). Вы можете дважды щелкнуть в этом списке строку с названием нужной типовой операции, либо выделить эту строку (например, с помощью клавиш (вверх) и (вниз) и нажать (Enter) или кнопку запроса [ Ввести операцию ]. На экран будет выведен запрос, содержащий проводки выбранной типовой операции (рис. 6.2).
Формат бланка запроса. В запросе, показанном на рис. 6.2,сверху приведены графы “Дата”, “Сумма”, “Содержание” и “Приоритет”. Дата и содержание операции заносятся в каждую проводку, порождаемую при вводе данной типовой операции (при желании эти реквизиты у проводок можно изменить). Сумма операции обычно служит “базой” для расчета сумм проводок. Расчет проводится по формулам, указанным при определении типовой операции. Поле “Приоритет” задает приоритет проводок, порождаемых при вводе данной типовой операции (для всех проводок он устанавливается одним и тем же). Если поле “Приоритет” остается незаполненным, то проводкам присваивается приоритет, указанный в запросе “Параметры журнала операций” (группа “Сервис” меню программы).
Рис. 6.2. Запрос ввода типовой операции
Ниже строки с датой, суммой и содержанием операции находится таблица, содержащая проводки данной типовой операции. В этой таблице графа “№” содержит номер проводки, он может использоваться в формулах, задающих суммы проводок в типовой операции (см. п. 6.6. Остальные графы таблицы полностью совпадают с теми, которые имеются в журнале операций. Неопределенные значения субконто отмечаются символом “?”, эти значения надо будет задать при вводе типовой операции.
Заполнение бланка запроса. Для заполнения бланка реквизитов типовой операции Вы можете вводить с клавиатуры значения полей бланка, нажимая по окончании ввода каждого поля клавишу (Enter) или кнопку [ Зап. ] в нижней части окна. При этом программа последовательно “проведет” Вас по тем полям, которые требуют заполнения. Сначала программа предложит Вам ввести дату, сумму и текст содержания операции, а затем — остальные реквизиты проводок типовой операции. Ввод реквизитов имеет следующие особенности:
При необходимости Вы можете изменить любые реквизиты проводок. Для корректировки реквизитов в верхней части запроса надо выделить его с помощью мыши или клавиш перемещения курсора, а для реквизитов в табличной части запроса для входа в режим редактирования надо дважды щелкнуть реквизит мышью или выделить его и нажать (Enter) или кнопку [ 3ап. ] в нижней части окна. При этом изменение реквизитов в верхней части запроса (дата, сумма или содержание) изменит соответствующие реквизиты каждой проводки. При изменении количества в проводке автоматически пересчитывается сумма проводки.
После завершения корректировок Вы можете:
Создание выходного документа. Для формирования выходного документа, связанного с данной типовой операцией, нажмите кнопку [ Сформировать документ ] в нижней части запроса реквизитов типовой операции. Программа сформирует выходной документ и предъявит его для просмотра и корректировки (рис. 6.3). Если документ целиком не помещается в окне, Вы можете воспользоваться линейками прокрутки, а также расширить окно, перетащив его край мышью. Если документ состоит из нескольких страниц, Вы можете перемещаться между страницами, нажимая кнопки (Н) и (3) в правом нижнем углу окна с документом.
Окончив просмотр. Вы можете:
Рис. 6.3. Сформированный выходной документ
Замечания. 1. Если при определении типовой операции не был предусмотрен выходной документ, то нажатие на кнопки [ Сформировать документ ] и [ Форма ] игнорируется.
2. Если при формировании выходного документа будут выявлены ошибки в форме документа, на экран будет выдан список ошибок с указанием номеров строк формы документа. Для закрытия окна со списком ошибок нажмите (Ctrl)(F4) или дважды щелкните кнопку системного меню В в левом верхнем углу окна со списком ошибок.
3. Если Вы хотите сохранить список ошибок в файле на диске (например, чтобы показать его более опытным специалистам), поступайте следующим образом:
Ввод типовой операции с копированием. Если в режиме просмотра журнала операций нажать (Ctrl)(F9), то программа будет работать так же, как при нажатии (Ctrl)(+), но в бланке типовой операции в качестве начальных значений даты, суммы и содержания типовой операции будут предъявлены соответствующие реквизиты той проводки, на которую был установлен курсор перед нажатием (Ctrl)(F9). При желании эти значения Вы можете изменить.
Замечания. 1. Проводки, созданные с помощью типовой операции, после записи в журнал операций не отличаются никакими дополнительными качествами от других проводок в журнале. Вы можете редактировать эти проводки по отдельности, как это описано в п. 3.10. Эти проводки никак не изменятся, если шаблон типовой операции, с помощью которого они были созданы, в дальнейшем будет изменен.
2. Если для типовой операции предусмотрена форма первичного документа, то печатать этот документ надо до записи проводок, созданных при вводе типовой операции, в журнал операций, не откладывая это “на потом”. После записи проводок в журнал операций сформировать по ним первичный документ будет уже нельзя.
3. Ограничения, указанные в замечаниях 1 и 2, отсутствуют для режима “Документы и расчеты” (см. гл. 7). Для документов и расчетов Вы сможете просматривать их исходные реквизиты, автоматически перерассчитывать проводки при изменении этих реквизитов, а также в любой момент распечатывать соответствующий выходной документ.
4. При выборе из списка типовых операций Вы можете корректировать этот список, вставлять, удалять и изменять типовые операции. Однако более удобно это делать в режиме “Типовые операции” группы “Операции” главного меню (см. п. 6.4).
5. Проводки, у которых сумма, количество и сумма в валюте одновременно равны нулю, в журнал операций не заносятся.