Чтобы начать применять “1С:Бухгалтерию” для уже действующего предприятия, необходимо не только установить используемые план счетов, справочники аналитического учета, константы программы и т.д. (см. главу 4), но и ввести остатки по всем счетам (входящие сальдо) на начало того периода, с которого Вы собираетесь применять программу (т.е. вводить проводки в журнал операций).
Предварительные действия. Перед тем, как приступить к вводу начальных остатков (входящих сальдо), надо выполнить следующие действия.
Методика ввода остатков. После выполнения описанных выше действий можно начать вводить начальные остатки (входящие сальдо) по используемым Вами счетам и субсчетам. Эти остатки вводятся в виде проводок, в которых соответствующий счет или субсчет кор-респондируется с некоторым фиктивным счетом, например, счетом с номером 00. Например, чтобы ввести остатки на 1 января 1995 г. по следующим счетам:
необходимо ввести следующие проводки:
дата дебет кредит сумма
31.12.94 01 00 1000000.00
31.12.94 00 60 1230000.00
Если счет имеет субсчета, то остатки следует вводить только по субсчетам, а не по счету в целом (остаток по счету программа рассчитает автоматически). Если по счету или субсчету ведется валютный учет, то остатки надо вводить по каждой валюте отдельно.
Для тех счетов или субсчетов, по которым задано ведение аналитического учета, следует вводить остатки по каждому объекту аналитического учета (субконто). При вводе проводок по таким счетам (субсчетам), программа будет предлагать соответствующий список объектов аналитического учета, и Вы должны будете выбрать клавишами или мышью тот объект, по которому вводится остаток. Если нужный объект аналитического учета не указан в списке, его можно туда вставить, нажав клавишу [Ins] или кнопку [ Нов. ] (подробнее см. п. 4.6). Остаток по счету или субсчету в целом в этом случае вводить не надо — программа вычислит его сама, просуммировав остатки по всем объектам аналитического учета для данного счета (субсчета).
Ввод остатков. Для ввода начальных остатков перейдите в режим “Журнал операций” группы “Операции” главного меню. Если список операций пуст, программа сразу же перейдет в режим ввода новой проводки. Последующие проводки можно вставлять, нажимая клавишу [Ins]. Подробно процесс ввода проводок описан в п. 5.5.
Чтобы ввести дебетовый остаток по счету или субсчету, укажите код этого счета или субсчета в графе “Дебет” вводимой проводки, а в графу “Кредит” занесите код “00”. Для ввода кредитового остатка код “00” занесите в графу “Дебет”, а в графу “Кредит” — код счета или субсчета, по которому вводите остаток.
При вводе проводок по счетам (субсчетам), по которым ведется аналитический учет, программа будет предлагать соответствующий список объектов аналитического учета, и Вы должны будете выбрать клавишами или мышью тот объект, по которому вводится остаток. При вводе проводок по счетам или субсчетам, по которым ведется количественный учет, программа будет запрашивать количество (натуральное выражение остатка) перед вводом суммы проводки (денежного выражения остатка).
Для счетов и субсчетов, по которым ведется валютный учет, программа будет дополнительно запрашивать валюту проводки и сумму в валюте.
Проверка правильности ввода остатков. После того, как все остатки введены, просмотрите оборотно-сальдовую ведомость (пункт “Оборотно-сальдовая ведомость” группы “Отчетность” меню программы).
Если остатки введены правильно, остаток на конец периода по счету 00 должен быть нулевым, то есть суммы дебетовых и кредитовых оборотов по этому счету должны равняться между собой. Кроме того, желательно сверить остатки по счетам и субсчетам в выведенной ведомости с имеющимися у Вас фактическими данными.
По тем счетам и субсчетам, по которым ведется аналитический учет, следует проверить также и распределение остатков по счету по объектам аналитического учета. Для этого можно использовать документ “Оборотно-сальдовая ведомость по счету” (она вызывается с помощью одноименного пункта группы “Отчетность” меню программы). Выведенные в ведомости данные следует сверить с имеющимися у Вас фактическими данными об остатках по объектам аналитического учета (см. п. 9.9).
Переход к следующему кварталу. Убедившись в правильности введенных остатков (начальных сальдо), следует установить в качестве квартала для расчета итогов следующий квартал (это делается в запросе “Расчет итогов” группы “Отчетность” меню программы, см. п. 8.1).
Ввод проводок предыдущих месяцев. Если Вы хотите начать обычную работу с программой (ввод всех данных о хозяйственных операциях) начиная не с той даты, на которую введены входящие сальдо, а с более поздней, необходимо ввести в программу сводные проводки за период между этими датами. При небольшом количестве проводок можно, разумеется, ввести все проводки за этот период полностью, но обычно это нецелесообразно. Те же самые результаты получатся, если при вводе объединять (суммировать) те проводки, которые:
Таким образом, по тем счетам, по которым не ведется аналитический учет, можно суммировать все проводки одного учетного периода с одинаковой корреспонденцией счетов. Например, если по счетам 50 “Касса” и 51 “Расчетный счет” не ведется аналитический учет, то для корреспонденции счетов Д50-К51 (получение наличных денег в банке) Вы можете указать только общую сумму за месяц или за квартал, не вводя каждую полученную в банке сумму по отдельности.
Для ввода сводных проводок за каждый месяц или квартал установите соответствующие рабочий период, рабочую дату и интервал видимости операций (см. пп. 5-7 в подпункте “Предварительные действия” выше). Введя проводки, проверьте их правильность с помощью оборотно-сальдовой ведомости, как это описано выше. Дополнительный контроль правильности проводок можно осуществить с помощью шахматки (пункт “Шахматка” группы “Отчетность” главного меню). Убедившись в правильности введенных сводных проводок, перейдите к следующему рабочему кварталу (см. п. 8.1). Так следует обработать все месяцы или кварталы от даты входящих сальдо до даты начала регулярной работы с программой. Заметим, что для более точного исчисления некоторых налогов (например, налога на имущество), сводные проводки лучше вводить по месяцам, а не по кварталам.