Для просмотра и редактирования списка видов субконто (т.е. списка справочников объектов аналитического учета) следует использовать функцию “Виды субконто” из группы “Операции” главного меню. При этом на экран будет выведен список видов объектов аналитического учета (субконто, рис. 4.5). Данный список выводится также и при корректировке графы “Вид субконто” списка счетов (функция “Счета” группы “Операции” главного меню), однако при этом список предъявляется для выбора вида субконто, т.е. для корректировки графы списка надо будет использовать комбинацию клавиш (Shift)(Enter), а не (Enter).

Рис. 4.5. Список видов субконто

Формат списка видов субконто. Список видов субконто содержит две графы: номер субконто и наименование субконто. Вы можете упорядочить список как по номеру субконто (нажав (Ctrl)(1)), так и по наименованию субконто (нажав (Ctrl)(2)). Упорядочение списка можно выполнить и с помощью пункта “Сортировка” группы меню “Действия”.

Просмотр списка видов субконто. Как и для всех списков (см. п. 3.9), Вы можете просматривать список видов субконто, используя клавиши перемещения курсора и линейку прокрутки. Нажатием алфавитно-цифровых клавиш Вы можете осуществить быстрый поиск вида субконто по его наименованию (если список отсортирован по наименованию) или по номеру (если список отсортирован по номеру).

Кроме быстрого поиска вида субконто, Вы можете искать нужный вид субконто по произвольной строке символов, входящей в его наименование (см. п. 3.9). Поиск осуществляется с помощью следующих клавиш и пиктограмм:

, или (Ctrl)(F3) — задание параметров поиска и его выполнение;
(F3) — повтор поиска в том же направлении;
, или (Shift)(F3) — повтор поиска вперед по списку (вправо и вниз);
, или (Ctrl)(F3) — повтор поиска назад по списку (влево и вверх).

При просмотре списка видов субконто Вы можете, нажав клавишу (F5) или кнопку [Субконто]в нижней части окна со списком, перейти к корректировке списка значений субконто для текущего вида субконто (подробнее см. п. 4.6). При этом список видов субконто и список значений субконто будут “связаны” между собой: если Вы выделите в списке видов субконто другую строку (например, щелкнув ее мышью), то в окне со списком значений субконто появится список значений выделенного Вами вида субконто.

Выход из просмотра. Для закрытия окна со списком надо нажать комбинацию клавиш (Ctrl)(F4) или дважды щелкнуть мышью кнопку системного меню Э в левом верхнем углу окна со списком.

Корректировка списка видов субконто. Для вставки в список нового вида субконто нажмите клавишу (Ins) или кнопку [Нов.] в нижней части окна со списком, и введите номер вида субконто (программа предложит Вам первый свободный номер) и наименование. После ввода каждого значения надо нажимать клавишу (Enter) или кнопку [Зап.] в нижней части окна со списком. Программа не позволит Вам ввести код вида субконто, совпадающий с одним из уже имеющихся в списке. Нажатие (Esc) позволит Вам в любой момент отменить ввод нового вида субконто.

Новый вид субконто будет помещен в список на то место, которое он должен занимать по установленному порядку сортировки списка.

Для удаления вида субконто следует выделить строку с видом субконто (щелкнув в любое место этой строки мышью или переместив в нее световое пятно клавишами вверх и вниз и нажать клавишу (Del) или кнопку [Уд.] в нижней части окна со списком. На экран будет выведен запрос на подтверждение удаления. Нажмите (Enter) или кнопку запроса [Да] для удаления записи, либо (Esc) или кнопку запроса [Нет] для отказа от этого. Не следует удалять виды субконто, по которым имелись операции в текущем периоде или в прошлых периодах.

При корректировке граф списка видов субконто (см. п. 3.10) Вы сможете изменять только названия видов субконто. Изменить номера видов субконто программа Вам не позволит, так как номера используются при хранении данных аналитического учета в журнале операций.

Использование списка видов субконто. Заполнив список справочников объектов аналитического учета (видов субконто), следует внимательно просмотреть список счетов (п. 4.1) и определить, к каким счетам надо “прикрепить” тот или иной вид субконто для ведения аналитического учета. Каждый вид субконто может быть “прикреплен” к любому числу счетов и субсчетов. Сама процедура “прикрепления” к счету или субсчету вида субконто уже была описана в п. 4.2 (раздел “Корректировка списка счетов”).

Задав для счета или субсчета ведение аналитического учета, целесообразно сразу же установить в графе “К.” списка счетов символ “+” (если по данному счету или субсчету также надо вести учет и в натуральном выражении).

Заполнение самих справочников объектов аналитического учета описано в п. 4.6. При желании можно заполнять эти справочники и в процессе ввода операций.

Замечание. Принятие решений по формированию списка видов субконто и прикреплению видов субконто к счетам и субсчетам оказывают очень большое влияние на удобство ведения и аналитическую глубину бухгалтерского учета. Некоторые решения здесь являются не очевидными и зависят от специфики организации. Например, для поставщиков и для покупателей можно либо ввести два различных вида субконто, либо использовать один общий вид субконто. Если поставщики и покупатели практически не пересекаются (одна и та же организация почти никогда не бывает и поставщиком, и покупателем), то предпочтительнее может быть первое решение, а иначе — второе. Точно так же, для персонала и подотчетных лиц можно вести один или два вида субконто, и оба решения имеют свои достоинства и недостатки.