При простейшем использовании программы “1С:Бухгалтерия” бухгалтер может ограничиться только ведением синтетического учета. При этом он может вводить проводки и на их основе получать оборотно-сальдовые ведомости, карточки счетов, главную книгу, вести кассу, обрабатывать банковские документы, печатать платежные документы и выдавать отчеты для налоговых органов.

Однако полностью возможности программы “1C:Бухгалтерия” раскрываются при ведении аналитического учета. В этом случае программа позволит отслеживать расчеты с конкретными покупателями и поставщиками, учитывать наличие и движение товаров и основных средств, выполнение договоров, расчеты по зарплате и с подотчетными лицами и т.д. Программа ведет аналитический учет в количественном и денежном выражении, а также в валюте.

В этом параграфе будут изложены основные понятия, относящиеся к ведению аналитического учета в “1С:Бухгалтерии”, и даны некоторые рекомендации. Конкретные процедуры ведения аналитического учета описываются в следующих параграфах.

Субконто. Для ведения аналитического учета программа позволяет вести неограниченное количество справочников объектов аналитического учета: по товарам, материалам, организациям, сотрудникам, основным средствам и т.д. Для обобщенного названия группы объектов аналитического учета в “1С:Бухгалтерии” используется термин “субконто”. Список субконто выводится и корректируется в режиме “Виды субконто” раздела “Операции” главного меню, его можно менять также при просмотре счетов бухгалтерского учета и при вводе операций.

Аналитический учет. Чтобы задать ведение аналитического учета по тому или иному синтетическому счету или субсчету, следует в режиме просмотра счетов (функция “Счета” из группы функций “Операции”) указать в графе “Вид субконто” наименование вида субконто, который будет связан с данным счетом или субсчетом. После этого при вводе проводок по данному счету или субсчету программа будет предлагать Вам выбрать из соответствующего справочника объект, к которому относится проводка. Например, если Вы “прикрепили” к счету 71 “Расчеты с подотчетными лицами” вид субконто “Сотрудники”, то при вводе операций по 71 счету программа будет предлагать выбрать из списка, к какому сотруднику относится операция. Если нужного сотрудника в списке нет, список можно дополнить (для этого даже не понадобится прерывать ввод операции).

Каждый вид субконто может быть “прикреплен” к любому числу счетов и субсчетов (например, для счетов 60, 61, 62, 64, 76 можно вести единый список субконто — “Организации”).

Аналитический учет целесообразно вести по тем счетам, для которых необходимо иметь остатки и обороты по каждому объекту. Чаще всего аналитический учет ведется по следующим счетам:

Кроме того, аналитический учет можно использовать и для финансового анализа деятельности предприятия. Например, если вести аналитический учет по счету 46 “Реализация”, где позициями аналитики будут направления Вашей деятельности (производство, транспорт, услуги и т.д.), Вы всегда сможете точно знать, какой доход дает каждый вид деятельности. Если вести аналитический учет по счету 20 “Основное производство”, где список позиций будет содержать наименования выпускаемой продукции или ее типы, то можно получить учет затрат на производство, включаемых в себестоимость продукции. С помощью аналитического учета Вы сможете также вести учет валюты, заработной платы, начислять амортизацию и т.д.

Многоуровневые списки. В “1С:Бухгалтерии-Проф.” списки объектов аналитического учета могут иметь многоуровневую структуру. Это позволяет получать итоги с разной степенью детализации, а также организовывать справочники объектов аналитического учета более удобным образом. Например, если при работе с одним контрагентом Вы используете несколько договоров, то можно в списке “Организации” на втором уровне указывать наименования договоров. Тогда при вводе проводок по счетам, к которым “прикреплен” вид субконто “Организации”, Вам будет сначала предложено выбрать наименование организации, а затем, если по этой организации имеется деление на договоры, — наименование договора. Аналогично, Вы можете хранить список сотрудников, сгруппированный по подразделениям Вашей организации. Вы сможете получить итоги как по организациям или подразделениям, так и по конкретным договорам или сотрудникам.

Количественный учет. По счетам, для которых указано ведение аналитического учета (выбран вид субконто), можно вести учет в натуральном выражении. Ведение учета в натуральном выражении выполняется независимо от стоимостного. При вводе проводок по счетам, для которых задан количественный учет, программа будет запрашивать количество и сумму. Остатки и обороты по таким счетам будут вычисляться и в натуральном, и в стоимостном выражении. При учете в натуральном выражении в количестве используются три знака в дробной части.

Для задания необходимости ведения количественного учета необходимо поставить в соответствующей строке списка счетов символ “+” в графе “К.”.

Чаще всего количественный учет используется для счетов, связанных с товарно-материальными ценностями (основных средств, нематериальных активов, материалов, МБП и др.), но возможны и другие варианты.

Параметры субконто. В “1С:Бухгалтерии” для каждого вида объектов аналитического учета можно задать некоторое количество параметров. Например, для сотрудников можно указать оклад, адрес, количество иждивенцев, полное имя и отчество и т.д., для организации — полное название, адрес, расчетный счет, банковские реквизиты и т.д.

Названия параметров субконто едины для всех объектов, принадлежащих одному виду субконто, а значения этих параметров, разумеется, для каждого объекта аналитического учета задаются индивидуально.

Значения параметров можно использовать в формах первичных документов, в формах отчетов, в формулах типовых проводок и др. Наличие параметров субконто позволяет автоматизм]' нать многие операции бухгалтерского учета: начисление зарплаты, амортизации и т.д.