Глава 3. Учет использования рабочего времени
Порядок заполнения табеля по формам № Т-12 и № Т-13
Ведение табеля в программе "1С:Зарплата и Кадры"
Заполнение календарей по учету рабочего времени
Календари для расчета отпускных
Табель использования работником рабочего времени
Чтобы правильно начислить заработную плату, необходимо четко и грамотно вести учет отработанного времени.
Законодательство о труде предусматривает три основных вида учета рабочего времени: поденный, недельный и суммированный.
Поденный учет применяется в случае одинаковой продолжительности ежедневной работы.
Недельный учет применяется, когда закон нормирует непосредственно рабочую неделю (48, 36, 24, 12 часов), а продолжительность ежедневной работы определяется графиком в пределах установленной недельной нормы.
Суммированный учет рабочего времени применяется при сменной работе за неделю, месяц, квартал, год в случае, если смены при этом были разной продолжительности. Такой вид учета рабочего времени применяется на непрерывно действующих организациях, при вахтовом методе организации работы, на железнодорожном, водном транспорте и т. д.
Возникающие недоработки и переработки сверх смены регулируются в рамках учетного периода и не могут компенсироваться соответствующим уменьшением других смен, дополнительными днями отдыха. Переработка сверх смены признается сверхурочной работой.
В случае если фактическая продолжительность ежедневной работы в отдельные дни не совпадает с продолжительностью смены по графику, переработка в одни дни (в пределах максимальной продолжительности смены) погашается сокращением времени работы в другие дни или предоставлением других дней отдыха в рамках учетного периода. При этом такая переработка не считается сверхурочными работами.
Порядок заполнения табеля по формам № Т-12 и № Т-13
Учет использования рабочего времени ведется в табелях форм № Т-12 "Табель использования рабочего времени и расчета заработной платы" (код по ОКУД 0301007) и № Т-13 "Табель учета использования рабочего времени" (по ОКУД 0301008).
При этом форма № Т-12 используется не только для учета рабочего времени, но и для расчета заработной платы. Ее применяют, как правило, при расчете заработной платы вручную.
Форма № Т-13 применяется в условиях автоматизированной обработки данных, она предназначена только для учета отработанного времени. Заработная плата работника в этом случае начисляется в лицевом счете работника по форме № Т-54 (код по ОКУД 0301012) или № Т-54а (код по ОКУД 0301013).
Результаты расчетов по оплате труда в крупных организациях переносятся в расчетную ведомость по форме № Т-51 (код по ОКУД 0301010) или расчетно-платежную ведомость по форме № Т-49 (код по ОКУД 0301009). В средних и малых организациях результаты расчетов переносят в расчетно-платежную ведомость или платежную ведомость по форме № Т-53 (код по ОКУД 0301011).
Табели открываются или по организации в целом, или по ее структурным подразделениям и категориям работников. Табель составляется в одном экземпляре табельщиком или иным лицом, на это уполномоченным, и передается в расчетный отдел бухгалтерии два раза в месяц: для определения суммы выплат за первую половину месяца (аванса) и для расчета заработной платы за месяц. Учет явок на работу и использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации.
На титульном листе табеля по форме № Т-12 даны условные обозначения (буквенные и цифровые) отработанного и неотработанного времени. При автоматизированной обработке учетных данных пользуются цифровым кодом. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.
Для отметок видов затрат рабочего времени используются условные обозначения, представленные в табл. 3. Таблица 3. Условные обозначения кодов затрат рабочего времени
| Букв Цифр. |
Код |
Что обозначает |
| Я |
01 |
Часы работы |
| Н |
02 |
Ночные часы работы |
| ВЧ |
03 |
Вечерние часы работы |
| С |
05 |
Сверхурочные часы работы |
| к |
10 |
Служебные командировки |
| от |
14 |
Ежегодные основные отпуска |
| од |
15 |
Ежегодный дополнительный отпуск, предусмотренный законодательством, коллективным договором |
| У |
16 |
Отпуска в связи с обучением с полным сохранением заработной платы, повышением квалификации с отрывом от производства и др. |
| УЧ |
17 |
Отпуска в связи с обучением с частичным сохранением заработной платы |
| УД |
18 |
Дополнительный учебный отпуск без сохранения заработной платы |
| р |
19 |
Отпуска по беременности и родам |
| 04 |
20 |
Частично оплачиваемый отпуск, предоставляемый по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет |
| ож |
21 |
Дополнительный отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый женщинам по уходу за ребенком |
| до |
22 |
Дополнительные отпуска (дни), предоставленные по решению администрации |
| ОА |
23 |
Отпуска (оплачиваемые полностью или частично) по инициативе администрации в связи с простоем в организации |
| он |
24 |
Отпуска (неоплачиваемые) по инициативе администрации в связи с простоем в организации |
| Б |
25 |
Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом "Т") и отпуска по уходу за больными и по карантину, оформленные листками нетрудоспособности |
| Т |
26 |
Неоплачиваемая нетрудоспособность в случаях, предусмотренных законодательством (в связи с бытовой травмой и т. д.) |
| лч |
27 |
Часы сокращения работы рабочим и служащим моложе 18 лет против установленной продолжительности рабочего дня |
| вп |
28 |
Целосменные и внутрисменные простои не по вине рабочего или служащего |
| г |
29 |
Целодневные невыходы с полным сохранением заработка в случаях, предусмотренных законодательством (выполнение государственных и общественных обязанностей, устранение последствий стихийных бедствий) |
| НБ |
30 |
Целодневные невыходы без сохранения заработной платы: рабочим и служащим, работающим в районах Крайнего Севере и в местностях, приравненных к ним, для проезда к месту использования отпуска и обратно; по уходу за больными и по карантину; оформленные справками лечебных учреждений; отпуска сроком до 2-х месяцев, предоставляемые пенсионерам по возрасту, работникам-инвалидам I и II групп; дополнительный отпуск сроком до 2 недель, предоставляемый работникам-участникам Великой Отечественной войны и женщинам, имеющим 2 и более детей в возрасте до 12 лет; невыходы работников, находящихся под следствием до решения суда; краткосрочный отпуск, предоставляемый администрацией |
| ПР |
31 |
Прогулы: неявки на работу без уважительной причины в течение всего рабочего дня или отсутствие без уважительной причины более 3 часов - непрерывно или суммарно - в течение всего рабочего дня, административный арест за административные нарушения, пребывание в медицинском вытрезвителе, забастовки, не разрешенные законом, и другие неявки по неуважительным причинам |
| НС |
32 |
Неотработанные часы в связи с работой организации в режиме неполного рабочего дня по причине сокращения объемов производства |
| Е |
33 |
Выходные дни (для еженедельного отдыха) и праздничные дни |
| ЗБ |
34 |
Массовые неявки — забастовки (разрешенные законом) |
Для отражения использования рабочего времени за каждый день в табеле (форма № Т-12, графы 3, 5; форма № Т-13, графа 3) отведено две строки: одна - для отметок условных обозначений видов затрат рабочего времени, другая - для записи количества часов по ним. Количество дней и часов указывается с одним десятичным знаком.
Учет использования рабочего времени осуществляется в табеле методом сплошной регистрации явок и неявок на работу, либо путем регистрации только отклонений (неявок, опозданий и т. п.).
Заполненный табель заверяется подписями ответственных лиц (начальником отдела или участка и табельщиком, а в малочисленной организации — руководителем и бухгалтером) и передается в бухгалтерию для начисления заработной платы.
При начислении заработной платы, как за проработанное, так и за непроработанное время (отпуска, льготные часы, простои и т. д.) необходимо учитывать установленные законодательством Российской Федерации нормы рабочего времени.
Норма рабочего времени за определенные периоды времени исчисляется по расчетному графику 5-дневной рабочей недели с двумя выходными днями исходя из следующей продолжительности ежедневной работы (смены):
• при 40-часовой рабочей неделе — 8 часов, в предпраздничные дни — 7 часов;
•
при продолжительности рабочей недели менее 40 часов — количество
часов, получаемое в результате
деления установленной продолжительности рабочей недели на 5 дней; накануне
праздничных дней в этом
случае сокращение рабочего времени не производится.
• Пример 1
В январе 2002 г. при 5-дневной рабочей неделе с двумя выходными днями — 20 рабочих дней и 11 выходных дней, в том числе 3 праздничных нерабочих дня — 1, 2 и 7 января.
Норма рабочего времени в этом месяце составляет:
- при 40-часовой рабочей неделе — 160 часов (8 ч х 20 дней);
- при 36-часовой рабочей неделе — 144 часа (36 ч : 5 дней х 20 дней);
- при 24-часовой рабочей неделе — 96 часов (24 ч : 5 дней х 20 дней).
В целях обеспечения благоприятных условий для производительного труда и отдыха в 2002 г. перенесены следующие дни отдыха: с субботы 27 апреля - на пятницу 3 мая; с субботы 18 мая - на пятницу 10 мая; с воскресенья 10 ноября - на пятницу 8 ноября; с воскресенья 15 декабря - на пятницу 13 декабря.
В 2002 г. при пятидневной рабочей неделе с двумя выходными днями — 250 рабочий день, в том числе 8 предпраздничных дней (22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 6 ноября, 11 и 31 декабря), и 115 выходных дней, в том числе 11 праздничных нерабочих дней (1, 2 и 7 января, 23 февраля, 8 марта, 1, 2 и 9 мая, 12 июня, 7 ноября и 12 декабря).
Производственный календарь на 2002 г. приведен в Приложении 2 настоящего издания.
• Пример 2
На с. 75 представлен фрагмент табеля по форме № Т-13 на работника, который с 1-го по 16-е число работал, с 19-го по 23-е число находился в командировке, а с 26-го числа болел.
Типовая межотраслевая форма № Т-13
Утверждена Постановлением Госкомстата России
от 06.04.2001 N9 26
| Коды |
||||
| Форма по ОКУД |
0301008 |
|||
| Дата составления |
31 |
08 |
02 |
|
| Организация: Закрытое акционерное общество "Милана" |
По ОКПО |
|||
| Структурное подразделение: Офис |
||||
ТАБЕЛЬ № 12
Учета использования рабочего времени
за август 2002 г.
| Номер п/п |
Фамилия, и.о., профессия, должность |
Отметки о явках и неявках по числам месяца |
Отработано за |
Табельный номер |
|||||||||||||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
7 |
8 |
9 24 |
10 |
11 |
12 |
13 |
14 |
15 |
X |
Первую половину месяца |
Месяц |
||||
| 16 |
17 |
18 |
19 |
20 |
21 |
22 |
23 |
24 |
25 |
26 |
27 |
28 |
29 |
30 |
31 |
||||||
| Дни |
|||||||||||||||||||||
| Часы |
|||||||||||||||||||||
| 1 |
2 |
3 |
4 |
5 |
6 |
||||||||||||||||
| 1 |
Кусов Дмитрий Александрович, бухгалтер |
Я |
Я |
Е |
Е |
Я |
Я |
Я |
Я |
Я |
Е |
Е |
Я |
Я |
Я |
Я |
11 |
12 |
7 |
||
| 8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
8 |
88 |
|||||||||
| Я |
Е |
Е |
К |
К |
К |
К |
К |
Е |
Е |
Б |
Б |
Б |
Б |
Б |
Б |
1 |
96 |
||||
| 8 |
8 |
||||||||||||||||||||
Табельщик (мастер)___________________________________
должность подпись расшифровка подписи
Руководитель подразделения___________________________
подпись расшифровка подписи
"____ "_____________________ 20_г.
Ведение табеля в программе «1С: Зарплата и Кадры»
Компьютерный учет отработанного времени существенно снижает трудозатраты, связанные с ведением табеля, и позволяет использовать данные табеля непосредственно для расчета заработной платы.
Учет отработанного времени в программе "1C: Зарплата и Кадры" базируется на графиках рабочего времени, установленных для работников организации. Все отклонения от установленного графика (командировка, болезнь и т. д.) оформляются документами специального вида.
Используемые в организации графики работы описываются в справочнике "Графики работы". В описание входит наименование и тип графика, используемые календари учета отработанного времени, продолжительность рабочей недели и порядок предоставления выходных дней (рис. 21).
Рис. 21. Пример описания графика работы
В программе имеются различные календари, позволяющие, в частности, описать графики работы при 40-часовой, 36-часовой, 30-часовой, 24-часовой продолжительности рабочей недели в одну или несколько смен. Перечень календарей, включенных в типовую конфигурацию, приведен на рис. 22.
Рис. 22. Перечень календарей, включенных в типовую конфигурацию
В качестве графика по умолчанию программа предлагает использовать "Основной график", который построен на календаре "40-часовая рабочая неделя" с выходными днями суббота и воскресенье. График по умолчанию устанавливается на закладке "Зарплата и бухучет" обработки "Настройки конфигурации" в меню "Сервис".
Заполнение календарей по учету рабочего времени
Прежде чем использовать календарь, его необходимо заполнить. Обычно это делают один раз в начале каждого календарного года. Но предварительно необходимо ввести список праздников. Для этого в меню "Регламенты" нужно выбрать пункт "Календари", а в нем подпункт "Ввод праздничных дней" и внести в список праздничные дни очередного года.
На рис. 23 представлен фрагмент списка с праздничными днями 2002 г.
Для заполнения календаря "40-часовая рабочая неделя" необходимо в меню "Регламенты" выбрать пункт "Календари", а затем подпункт "Календарь-пятидневка". В результате откроется "пустой" календарь, в котором рабочие дни еще не отмечены. Для заполнения календаря следует нажать кнопку "Автозаполнение" и в дополнительном окне указать период заполнения: с 1 января 2002 г. по 31 декабря 2002 г.
Рис. 23. Заполнение списка "Праздники"
После того, как программа автоматически проставит часы работы по дням календаря, необходимо скорректировать время работы в предпраздничные дни. Для этого в левой части экранной формы следует курсором отметить соответствующий день и в реквизите "Значение по текущей дате" в правой части формы проставить "7" для предпраздничных дней. Если праздничный день приходится на дни отдыха (субботу и воскресенье), то устанавливаются дополнительные дни отдыха. В реквизите "Значение по текущей дате" для этих дней недели также проставляют "О".
Справка
В 2002 г. предпраздничными днями являются: 22 февраля, 7 марта, 30 апреля, 8 мая, 11 июня, 6 ноября и 11 и 31 декабря. В соответствии с постановлением Правительства рф от б ноября 2001 г. № 767 в целях обеспечения благоприятных условий для производительного труда и отдыха перенесены выходные дни с субботы 27 апреля на пятницу 3 мая, с субботы 18 мая, с воскресенья 10 ноября на пятницу 8 ноября, с воскресенья 15 декабря на пятницу 13 декабря.
На рис. 24 представлен пример заполнения календаря на январь 2002 г.
Рис. 24. Пример заполнения календаря "40-часовая рабочая неделя"
При описании графиков многосменной работы используют три календаря. Первый календарь устанавливает продолжительность работы в часах на каждый день по графику (основной график), второй — сколько вечерних часов приходится на время работы по основному графику, третий — сколько ночных часов приходится на время работы по основному графику. Для каждой смены используется своя группа из трех календарей.
При заполнении календарей, описывающих многосменные графики, следует учитывать, что ночным считается время с 22-00 до 6-00. Вечерней считается смена, предшествующая ночной.
• Пример 1
В организации для рабочих установлен 3-сменный график работы: 1-я смена с 7.00 до 15.00, 2-я - с 15.00 до 23.00, 3-я с 23.00 до 7.00. Суббота и воскресенье — выходные дни.
Сменные календари в этом случае имеют периодичность 7 дней. В зависимости от смены они заполняются в порядке, представленном в табл. 4. В качестве "точки отсчета" устанавливается, например, дата первого понедельника первой рабочей недели календарного года.
Таблица 4. Порядок описания сменных графиков
Если в организации с многосменным режимом для работника установлен график, по которому он первую неделю работает в 1-ю смену, вторую неделю — во 2-ю, третью неделю - в 3-ю, а затем вновь в 1-ю, для таких работников следует описывать собственные графики. Для графиков этих работников используются другие сменные календари с периодичностью длиною во весь повторяющийся цикл (для приведенного примера на 21 календарный день).
Обращаем внимание на то, что если организация работает в непрерывном режиме, то есть не останавливается на выходные и праздничные дни, в календарях многосменной работы все календарные даты должны быть обозначены как рабочие.
Календари для расчета отпускных
Действующее законодательство предусматривает предоставление различного вида отпусков в рабочих или в календарных днях. При определении продолжительности отпусков используются календари: "Шестидневка" - для подсчета продолжительности отпуска, устанавливаемого в рабочих днях, и "Отпуск по календарным дням" — для расчета продолжительности отпуска, устанавливаемого в календарных днях.
В календаре "Шестидневка" нерабочими считаются дни, приходящиеся на воскресенье и праздничные дни. При этом продолжительность рабочего времени в рабочие дни с понедельника по пятницу составляет 7 час., в субботу - 6 час.
В календаре "Отпуск по календарным дням" каждой календарной дате соответствует признак рабочего дня — "1" или нерабочего — "О". При этом нерабочими считаются только дни, приходящиеся на общегосударственные праздничные дни.
В начале каждого календарного года календари "Шестидневка" и "Отпуск по календарным дням" также нужно заполнить.
Табель использования работником рабочего времени
Для учета использования рабочего времени каждому работнику ставится в соответствие его рабочий график, который указывается на закладке "Сотрудник" экранной формы редактирования данных о работнике в справочнике "Сотрудники".
В том случае, когда работник не полностью отработал учетный период по установленному графику рабочего времени (болел, находился в командировке и т. д.), в табель учета рабочего времени вносятся отклонения от рабочего календаря, как правило, специальными документами, отражающими причину отклонения.
Отсутствие по причине болезни отражается документом "Больничный лист" (меню "Документы" -> пункт "Больничный лист") на основании листка нетрудоспособности, выданного медицинским учреждением.
Отклонения, связанные с предоставлением отпусков, отражаются документом "Начисление отпуска" (меню "Документы"-> пункт "Отпуск") на основании графика отпусков или заявления работника.
Служебные командировки и т. п., на время которых за работником сохраняется средний заработок, отражаются документом "Оплата по среднему заработку" (меню "Документы" -» пункт "Прочие отклонения" -» подпункт "Оплата по среднему заработку") на основании приказа на командировку и т. п.
Другие виды отсутствия работника на работе оформляются с помощью документа "Невыходы" (меню "Документы" -» пункт "Прочие отклонения"-» подпункт "Невыходы") на основании служебной записки и т. п.
На основании графиков рабочего времени и введенных документов-отклонений автоматически рассчитываются отработанные дни и часы, подлежащие оплате по окладу или тарифу.